Onboarding aneb Nástupní proces pod palcem

Firmy se často soustředí primárně na nábor. Na to, aby byl efektivní a aby pomohl získat kandidáty, kteří do firmy zapadnou. Stejně důležitý jako nábor je ale i onboarding, tedy nástupní proces a adaptace nových zaměstnanců. Právě proto, aby kandidáti dobře zapadli. Přečtěte si obsáhlý návod, jak onboarding nepodělat a nezastrašit tak kolegy, kteří firmě mají co nabídnout.

Onboarding

Obsah článku Onboarding aneb Nástupní proces pod palcem:

Preonboarding – ještě než onboarding začne

Mezi náborem a onboardingem bývá šedá zóna, kdy kandidátovi běží výpovědní lhůta a vy si na něj musíte počkat. Moderní onboarding tohle období často označuje jako preboarding. Je to vaše šance se novému kolegovi lépe představit a přesvědčit ho, že si vybral správně. Když člověku věnujete pozornost už v období před nástupem, minimalizujete riziko, že se rozmyslí a nakonec nastoupí třeba ke konkurenci.

A jak preboarding může vypadat?

  • Udržujte s kandidátem spojení. Stačí i milý mail nebo telefonát v době, kdy na něj čekáte.
  • Využijte toto období jako možnost seznámit nováčka s přímým nadřízeným, případně celým týmem.
  • Pokud zrovna pořádáte teambuilding, nového kolegu přizvěte. I když třeba nepřijde, je to od vás vstřícné gesto, které se počítá.
  • Nabídněte „den na zkoušku“ nebo prohlídku kanceláří. Ale ne proto, aby u vás nováček zadarmo pracoval. Spíš aby nasál atmosféru a viděl, jak to u vás chodí.

Když se přece jen rozhodne nenastoupit

Pokud už máte podepsanou smlouvu se sjednanou zkušební lhůtou a zaměstnanec se rozhodne nenastoupit, má na to právo. Ve zkušební době může pracovní poměr zrušit bez udání důvodu. Pokud zkušební lhůta sjednaná není a kandidát nenastoupí, můžete teoreticky požádat o náhradu škody vzniklé s náklady na výběrové řízení. V praxi je to ale s náhradou škody sporné a firmy o ni běžně nežádají. Nejen že by jednání s právníky bylo zdlouhavé a výsledek by byl nejistý, ale také byste možná získali dost nechtěnou publicitu.

Někteří zaměstnanci si možná naopak budou chtít ohlídat vás. Pro tyhle případy je k dispozici smlouva o smlouvě budoucí, která dá nováčkovi jistotu, že ho přijmete dle dohody.

První den v nové práci

I když se snažíme od tohoto klišé oprostit, na prvním dojmu pořád dost záleží. První den v práci je pro firmu šance udělat na nováčka dobrý dojem a pozitivně ho naladit i pro další dny a týdny. Udělejte maximum, aby se nástupní den povedl:

  • Mějte jasně daný harmonogram dne – kdo se nováčka ujme a co vše první den musíte zvládnout? Nemělo by se stát, že nový kolega zůstane sedět někde sám a bez relevantních informací.
  • Připravte si vše předem – smlouvu, dodatky ke smlouvě a ostatní papíry k podepsání, materiály k nastudování. Když vše budete lovit až na místě, nebude to působit zrovna profesionálně. Zajistěte, že nový člověk bude mít připravené pracovní místo, techniku, nejrůznější přístupové údaje apod.
  • Rozdělte si role – nástupní den nemusí „odmakat“ HR oddělení. Po podepsání smlouvy a ostatních nezbytností si nováčka první den může převzít rovnou přímý nadřízený a seznámit ho třeba s buddym (kolegou, který mu bude se zaškolením pomáhat).

Zkuste se vcítit do role nováčka a myslete i na základní věci – třeba jak bude probíhat oběd. Ukážete kolegovi, jak funguje kantýna, pozve ho tým do místní restaurace, nebo něco společně objednáte? Tohle jsou přesně drobnosti, které první den v nové práci usnadní.

Onboarding a jeho nejdůležitější část

A jak to teda udělat fakt správně a na první dobrou? Hned po nástupním dnu přijde nejdůležitější část onboardingu. Spočívá v důkladné adaptaci, která trvá minimálně prvních 14 dnů po nástupu. Adaptační proces může v každé firmě vypadat jinak. Nejčastěji probíhá tak, že nováček prochází různá miniškolení s různými lidmi z firmy a zjišťuje, jak které oddělení funguje, kdo s kým spolupracuje a na jakých projektech bude pracovat.

V některých firmách musí zaměstnanci dokonce složit něco jako „zkoušku“ z toho, co se v rámci adaptace naučili. Teprve potom je adaptace považovaná za dokončenou.

V hlavní roli adaptačního procesu je přímý nadřízený

Adaptační proces musí zaštítit nadřízený nováčka. Úkolem HR je celý onboarding proces nastavit tak, aby nad ním měl nadřízený nového zaměstnance kontrolu, aby se do něj zapojil celý tým, ale zároveň aby kolegové nebyli příliš zatížení. A především aby v jeho průběhu nováček získal potřebné informace a cítil se v nové práci dobře. Důležitá je tedy i interní komunikace a funkční spolupráce mezi personalisty a manažery.

Co všechno může být součástí adaptace zaměstnanců

Proces adaptace je součást firemního vzdělávání. Je pro něj specifické to, že je určen zejména nováčkům v rámci nástupní doby. Může se ho ale zúčastnit i stávající zaměstnanec, který například mění pozici v rámci firmy. Adaptace často zahrnuje tyto metody:

  1. Zaškolení – nováček se učí, jak ve firmě a na své pozici fungovat. Je to úplný základ adaptace.
  2. Buddy systém – zkušenější kolega, někde se mu říká i patron, nováčkovi pomáhá se ve firmě lépe zorientovat. Pomáhá mu řešit každodenní situace v práci. Za proces zaškolení ale stále zodpovídá přímý nadřízený.
  3. Stínování manažerů (shadowing) – junior se učí od seniorního kolegy a sleduje ho při práci. Jistou formou shadowingu je i buddy systém.
  4. Rotace práce – zaměstnanec si na 1 den (i déle) vyzkouší roli kolegů z jiného oddělení. Například člověk z call centra si může vyzkoušet, jaké je to ve skladu, v redakci či v prodejně. Taková výměna může usnadnit komunikaci a porozumění práci ostatních.
  5. Sdílení zkušeností v týmu – Jednotlivci sdílejí názory, úspěchy i prohry, hledají společná řešení a junioři nasávají inspiraci od seniorů. Týmové porady jsou vhodné i pro nováčky a měly by být běžnou součástí fungování týmů.

Po ukončení zkušební doby by měl být celý adaptační proces vyhodnocený a zaměstnanec by měl dostat vlastní rozvojový plán, aby věděl, kam se může dále posouvat a jak se může vzdělávat a růst.

Nevynechejte praktické věci

Je hodně věcí, které se kolega bude muset naučit. Nevynechejte ale naprostý základ – čistě praktické věci. Slaďte se interně i v tom, kdo tyto základní věci nováčkovi předá. Tady je přehled věcí, na které byste neměli zapomenout, můžou se samozřejmě lišit firmu od firmy a pozici od pozice:

  • Kuchyňka – máte sdílené nádobí, nebo má každý své? Jak funguje úklid? Káva a čaj je k dispozici pro všechny, nebo si nosíte vlastní? Je možné používat kávovar? A podobně.
  • Jsou v práci nějaké šatny nebo místo, kam si odkládáte svršky a kde se můžete přezout, nebo si každý odkládá věci u svého místa v kanceláři?
  • Máte daný nějaký dress code, který by měl nový člověk dodržovat?
  • Praktická je také informace, kde jsou toalety (třeba i mimo vaše oddělení).
  • Prohlídka kanceláří a jednotlivých oddělení by měla být samozřejmostí.
  • Pokud máte recepci, sdělte, jak funguje.
  • Vysvětlete, jak připojit správnou tiskárnu a jak s ní zacházet.
  • Popište, jak to funguje s kancelářskými potřebami. Zda je objednává konkrétní osoba, nebo jestli je nováček najde vždy na určitém místě.
  • Přístupová hesla, kartičky, alarm u vstupních dveří, interní aplikace a systémy – zajistěte včas přístupy a ujistěte se, že nový člověk ví, jak s nimi nakládat.

Jste větší firma a nováčků se vám za rok vystřídá opravdu hodně? Připravte jim praktický manuál se základními informacemi a kontakty. Nemusí být zrovna tištěný, abyste ho udrželi stále aktuální. Kolega se k němu ale bude moct vracet a nebude se na všechno opakovaně ptát.

Jak je to s užíváním firemního majetku?

Elektroniku a další pomůcky i nástroje, které bude nováček potřebovat k práci, byste měli mít také připravené už před jeho nástupem. Není dobré spoléhat na to, že se k pomůckám všichni lidé budou chovat zodpovědně. Je lepší mít o nich přehled a sepsat pravidla jejich používání. Vzory vnitřních předpisů o využívání firemní výpočetní techniky – telefonů a notebooků, ale také firemního vozu, najdete v článku.

Čím onboarding končí? Nezapomeňte na vyhodnocení zkušební doby

I když k tomu název tak trochu vybízí, zkušební doba by nemělo být jen nějaké zkoušení naslepo: sedne k nám, nebo nesedne? Zůstane, nebo odejde? Aby nový člověk mohl do týmu zapadnout, je potřeba se mu věnovat – o tom jsou předchozí kapitoly. Nezapomeňte ale v průběhu pečování od nováčka sbírat i zpětnou vazbu.

Nečekejte až na konec zkušební doby!

Zpětnou vazbu berte vážně a potkejte se s novým kolegou rozhodně víckrát než na konci zkušebního období. Na zpětnou vazbu se nemusí ptát přímo někdo z HR oddělení. Může být neformální, v rámci týmu. Tuto roli by měl převzít přímý nadřízený. Může se ptát, zda nováček vše stíhá, chápe a jestli mu něco nechybí.

Zpětná vazba by se měla získávat v rámci zkušební doby hned několikrát, například pár dní po nástupu, po cca měsíci až dvou a pak na konci zkušební doby.

Jak má vyhodnocení zkušebky vypadat?

Obvykle se sejdou nováček, přímý nadřízený a personalista. Jde o schůzku, na které se obě zúčastněné strany dohodnou, zda ve spolupráci chtějí dál pokračovat. Schůzka by tedy měla proběhnout pár týdnů před datem, kdy zkušební doba končí – abyste byli transparentní v tom, co plánujete. Dopřejte nováčkovi dostatek prostoru, aby své dosavadní působení ve firmě zhodnotil a řekl, zda chce nadále zůstat.

Aby vyhodnocení probíhalo plynule, můžete pár dnů před schůzkou nováčkovi poskytnout dotazník ke zhodnocení zkušební doby. Součástí dotazníku jsou návodné otázky, které pomohou reflektovat vše důležité – práci nováčka, jeho nadřízeného, spolupráci v týmu a s HR, firemní prostředí, kvalitu adaptačního procesu apod.

Pokud se rozhodnete, že kolega zůstává, myslete opět prakticky. V rámci schůzky byste si měli potvrdit například navýšení mzdy po zkušební době, nastavit cíle a jednotlivé úkoly, kterým by se nováček měl dále věnovat, a nezapomeňte ani na rozvojový plán.

Nikdy nezapomeňte počítat a vyhodnocovat

Jako HRisty vás po vyhodnocení zkušební doby bude čekat ještě trocha počítání. Nejen že byste měli sledovat, jak rychle se vám s kandidáty daří komunikovat, kolik jich reaguje a kolik vás kandidáti stojí. Vyhodnocujte nábor také z dlouhodobého hlediska – zůstávají u vás nováčci? Jak u vás zapadli, jde jim práce od ruky? To vše můžete spočítat pomocí naší HR kalkulačky. V souvislosti s vyhodnocením zkušební doby se zaměřte především na metriku kvality náboru a retence zaměstnanců.

Jak se onboarding NEdělá

Prošli jsme společně celý onboarding a nesčetně tipů, jak na to. Je ale namístě zmínit, jak by to probíhat nemělo:

  • „Tady máš materiály, tak si je nastuduj.“
  • „Měl/a bych tě prý školit, ale nemám na to teď čas, promiň.“
  • „Na tohle si už musí přijít každý sám. Mně to taky nikdo nevysvětlil.“

Děsivé věty, které se ale občas stávají realitou. Nestačí, aby úsilí vyvíjelo jen HR oddělení – kolegové musí spolupracovat. Budujte ve firmě dlouhodobě prostředí, kde se lidé nestydí učit jeden od druhého nebo od nějaké autority. Pomoci může vzor ze strany vedení a také propracovaný vzdělávací plán pro celou firmu.

Aby vám nováčci neutíkali

Pozor na případy, kdy začínáte jako malinká firma bez HR, bez zásadních procesů a jste zvyklí se v těch pár lidech prostě domluvit – i s případnými nováčky. Jenže když se vám začne dařit, vaše firma začne růst a lidí bude přibývat, automaticky by se měly nabalit firemní procesy – a mezi nimi i propracovaný onboarding. Předejdete včas tomu, že vám vše začne přerůstat přes hlavu a nováčci se u vás budou cítit špatně, bez důležitých materiálů a tak trochu ztracení. Zkušenost s tím popisuje brněnská firma Pábení.

Někdy svou roli sehraje konkurence

Je to tak, konkurence nikdy nespí. I když se kandidát rozhodne pro vás, neznamená to, že se ostatní firmy přestanou snažit, že ukončí hledání a oslovování potenciálně vhodných lidí.

Jak se proti tomu bránit:

  1. Komunikujte, nezapomínejte na zpětnou vazbu.
  2. Věnujte čas kvalitnímu onboardingu.
  3. Vytvořte příjemné pracovní prostředí.
  4. Pečujte o zaměstnance, mějte ve firmě otevřený přístup.
  5. Budujte autentickou firemní kulturu.
  6. Postavte kvalitní a sehraný tým.

Když se nováček přesto rozhodne ve zkušební době odejít

I přes veškerou snahu a propracovaný onboarding člověk nezapadnul, nezvládl zaškolení nebo se bez udání bližších důvodů rozhodl ve zkušební době z firmy odejít? I to se stává. V takovém případě je ale velmi důležitá komunikace a zpětná vazba:

  • Vždy naplánujte výstupní pohovor – nejlépe osobní setkání.
  • Dejte člověku dostatek prostoru, aby vám mohl říct, co mu vadilo, kde nastal problém či nedorozumění.
  • Můžete mu pomoci návodnými otázkami – ptejte se na inzerát, zda byl srozumitelný a zda odpovídal realitě. Na to, jak se nováček cítil v kolektivu a zda pro něj práce byla příliš snadná/náročná nebo jestli měl o náplni práce jiná očekávání.
  • Více naslouchejte, než mluvte, z rozhovoru si udělejte krátký zápis.
  • I kdyby byl člověk ve firmě jen pár (tý)dnů, slušně se rozlučte.
  • Pokud narazíte na jakýkoli problém – řešte ho. Zápis z výstupního rozhovoru ideálně proberte s manažerem a poraďte se o krocích, které můžete udělat, aby se podobná situace neopakovala.

 
Sdílejte
Máte sepsaný nástupní proces?
0