Mezi náborem a onboardingem bývá šedá zóna, kdy kandidátovi běží výpovědní lhůta a vy si na něj musíte počkat. Moderní onboarding tohle období často označuje jako preboarding. Je to vaše šance se novému kolegovi lépe představit a přesvědčit ho, že si vybral správně. Když člověku věnujete pozornost už v období před nástupem, minimalizujete riziko, že se rozmyslí a nakonec nastoupí třeba ke konkurenci.
Pokud už máte podepsanou smlouvu se sjednanou zkušební lhůtou a zaměstnanec se rozhodne nenastoupit, má na to právo. Ve zkušební době může pracovní poměr zrušit bez udání důvodu. Pokud zkušební lhůta sjednaná není a kandidát nenastoupí, můžete teoreticky požádat o náhradu škody vzniklé s náklady na výběrové řízení. V praxi je to ale s náhradou škody sporné a firmy o ni běžně nežádají. Nejen že by jednání s právníky bylo zdlouhavé a výsledek by byl nejistý, ale také byste možná získali dost nechtěnou publicitu.
Někteří zaměstnanci si možná naopak budou chtít ohlídat vás. Pro tyhle případy je k dispozici smlouva o smlouvě budoucí, která dá nováčkovi jistotu, že ho přijmete dle dohody.
I když se snažíme od tohoto klišé oprostit, na prvním dojmu pořád dost záleží. První den v práci je pro firmu šance udělat na nováčka dobrý dojem a pozitivně ho naladit i pro další dny a týdny. Udělejte maximum, aby se nástupní den povedl:
Zkuste se vcítit do role nováčka a myslete i na základní věci – třeba jak bude probíhat oběd. Ukážete kolegovi, jak funguje kantýna, pozve ho tým do místní restaurace, nebo něco společně objednáte? Tohle jsou přesně drobnosti, které první den v nové práci usnadní.
Věděli jste, že nástupní proces nemusí kompletně ležet na bedrech HR a manažerech? Sledovat spokojenost nováčků pomůže digitální parťák Arnold. Pomocí krátkých interaktivních chatů rychle získáte důležitou zpětnou vazbu, se kterou můžete dál pracovat. Jak přesně to funguje?
- Stačí vám e-mail nováčků a datum jejich nástupu.
- Během 3 měsíců si s Arnoldem nováčci popovídají o 7 onboardingových tématech – otázky a témata můžete i upravovat.
- Přijde vám přehledný report, se kterým můžete pracovat – může chodit i více lidem, třeba manažerovi nebo dalším kolegům z HR.
Zjistěte, jak Arnold pomáhá s naloděním nováčků ve firmách Grizly a mBank.
A jak to teda udělat fakt správně a na první dobrou? Hned po nástupním dnu přijde nejdůležitější část onboardingu. Spočívá v důkladné adaptaci, která trvá minimálně prvních 14 dnů po nástupu. Adaptační proces může v každé firmě vypadat jinak. Nejčastěji probíhá tak, že nováček prochází různá miniškolení s různými lidmi z firmy a zjišťuje, jak které oddělení funguje, kdo s kým spolupracuje a na jakých projektech bude pracovat.
V některých firmách musí zaměstnanci dokonce složit něco jako „zkoušku“ z toho, co se v rámci adaptace naučili. Teprve potom je adaptace považovaná za dokončenou.
Adaptační proces musí zaštítit nadřízený nováčka. Úkolem HR je celý onboarding proces nastavit tak, aby nad ním měl nadřízený nového zaměstnance kontrolu, aby se do něj zapojil celý tým, ale zároveň aby kolegové nebyli příliš zatížení. A především aby v jeho průběhu nováček získal potřebné informace a cítil se v nové práci dobře. Důležitá je tedy i interní komunikace a funkční spolupráce mezi personalisty a manažery.
Proces adaptace je součást firemního vzdělávání. Je pro něj specifické to, že je určen zejména nováčkům v rámci nástupní doby. Může se ho ale zúčastnit i stávající zaměstnanec, který například mění pozici v rámci firmy. Adaptace často zahrnuje tyto metody:
Po ukončení zkušební doby by měl být celý adaptační proces vyhodnocený a zaměstnanec by měl dostat vlastní rozvojový plán, aby věděl, kam se může dále posouvat a jak se může vzdělávat a růst. Měli byste si také jasně říct, jak často a podle jakých kritérií budete hodnotit odvedenou práci v následujícím období.
Je hodně věcí, které se kolega bude muset naučit. Nevynechejte ale naprostý základ – čistě praktické věci. Slaďte se interně i v tom, kdo tyto základní věci nováčkovi předá. Tady je přehled věcí, na které byste neměli zapomenout, můžou se samozřejmě lišit firmu od firmy a pozici od pozice:
Jste větší firma a nováčků se vám za rok vystřídá opravdu hodně? Připravte jim praktický manuál se základními informacemi a kontakty. Nemusí být zrovna tištěný, abyste ho udrželi stále aktuální. Kolega se k němu ale bude moct vracet a nebude se na všechno opakovaně ptát.
Elektroniku a další pomůcky i nástroje, které bude nováček potřebovat k práci, byste měli mít také připravené už před jeho nástupem. Není dobré spoléhat na to, že se k pomůckám všichni lidé budou chovat zodpovědně. Je lepší mít o nich přehled a sepsat pravidla jejich používání. Vzory vnitřních předpisů o využívání firemní výpočetní techniky – telefonů a notebooků, ale také firemního vozu, najdete v článku.
I když k tomu název tak trochu vybízí, zkušební doba by nemělo být jen nějaké zkoušení naslepo: sedne k nám, nebo nesedne? Zůstane, nebo odejde? Aby nový člověk mohl do týmu zapadnout, je potřeba se mu věnovat – o tom jsou předchozí kapitoly. Nezapomeňte ale v průběhu pečování od nováčka sbírat i zpětnou vazbu.
Zpětnou vazbu berte vážně a potkejte se s novým kolegou rozhodně víckrát než na konci zkušebního období. Na zpětnou vazbu se nemusí ptát přímo někdo z HR oddělení. Může být neformální, v rámci týmu. Tuto roli by měl převzít přímý nadřízený. Může se ptát, zda nováček vše stíhá, chápe a jestli mu něco nechybí.
Zpětná vazba by se měla získávat v rámci zkušební doby hned několikrát, například pár dní po nástupu, po cca měsíci až dvou a pak na konci zkušební doby.
Obvykle se sejdou nováček, přímý nadřízený a personalista. Jde o schůzku, na které se obě zúčastněné strany dohodnou, zda ve spolupráci chtějí dál pokračovat. Schůzka by tedy měla proběhnout pár týdnů před datem, kdy zkušební doba končí – abyste byli transparentní v tom, co plánujete. Dopřejte nováčkovi dostatek prostoru, aby své dosavadní působení ve firmě zhodnotil a řekl, zda chce nadále zůstat.
Aby vyhodnocení probíhalo plynule, můžete pár dnů před schůzkou nováčkovi poskytnout dotazník ke zhodnocení zkušební doby. Součástí dotazníku jsou návodné otázky, které pomohou reflektovat vše důležité – práci nováčka, jeho nadřízeného, spolupráci v týmu a s HR, firemní prostředí, kvalitu adaptačního procesu apod.
Pokud se rozhodnete, že kolega zůstává, myslete opět prakticky. V rámci schůzky byste si měli potvrdit například navýšení mzdy po zkušební době, nastavit cíle a jednotlivé úkoly, kterým by se nováček měl dále věnovat, a nezapomeňte ani na rozvojový plán.
Jako HRisty vás po vyhodnocení zkušební doby bude čekat ještě trocha počítání. Nejen že byste měli sledovat, jak rychle se vám s kandidáty daří komunikovat, kolik jich reaguje a kolik vás kandidáti stojí. Vyhodnocujte nábor také z dlouhodobého hlediska – zůstávají u vás nováčci? Jak u vás zapadli, jde jim práce od ruky? To vše můžete spočítat pomocí naší HR kalkulačky. V souvislosti s vyhodnocením zkušební doby se zaměřte především na metriku kvality náboru a retence zaměstnanců.
Prošli jsme společně celý onboarding a nesčetně tipů, jak na to. Je ale namístě zmínit, jak by to probíhat nemělo:
Nestačí, aby úsilí vyvíjelo jen HR oddělení – kolegové musí spolupracovat. Budujte ve firmě dlouhodobě prostředí, kde se lidé nestydí učit jeden od druhého nebo od nějaké autority. Pomoci může vzor ze strany vedení a také propracovaný vzdělávací plán pro celou firmu.
Pozor na případy, kdy začínáte jako malinká firma bez HR, bez zásadních procesů a jste zvyklí se v těch pár lidech prostě domluvit – i s případnými nováčky. Jenže když se vám začne dařit, vaše firma začne růst a lidí bude přibývat, automaticky by se měly nabalit firemní procesy – a mezi nimi i propracovaný onboarding. Předejdete včas tomu, že vám vše začne přerůstat přes hlavu a nováčci se u vás budou cítit špatně, bez důležitých materiálů a tak trochu ztracení.
Je to tak, konkurence nikdy nespí. I když se kandidát rozhodne pro vás, neznamená to, že se ostatní firmy přestanou snažit, že ukončí hledání a oslovování potenciálně vhodných lidí.
Jak se proti tomu bránit:
I přes veškerou snahu a propracovaný onboarding člověk nezapadnul, nezvládl zaškolení nebo se bez udání bližších důvodů rozhodl ve zkušební době z firmy odejít? I to se stává. V takovém případě je ale velmi důležitá komunikace a zpětná vazba: