Jak správně dávat feedback?

Jak dávat feedback

Zpětná vazba je důležitá už od dětství, kdy nám učitelé opravovali hrubky v diktátu a rodiče chválili za uklizený pokoj. Díky nim jsme se postupně učili, co děláme dobře a co špatně. Fedback si ale dávejte i v práci. Je důležitý, aby se zaměstnanci mohli poučit z chyb a růst. Čtěte, jak ve firmě zpětnou vazbu správně dávat.

Zpětná vazba chcete-li feedback, by měl být vaše mantra, pokud chcete zaměstnance ve firmě rozvíjet. Pomocí zpětné vazby totiž lidem pomáháte odhalit silné i slabé stránky, mohou se učit z nezdarů i úspěchů a jako firma se díky feedbacku posouváte kupředu. Pokud zpětnou vazbu předáte správně, měli byste si odpovědět na 3 otázky, kde poslední bod je pro firmu klíčový. Zpětnou vazbu totiž musíte orientovat hlavně na budoucnost.

  • Co jsme zažili?
  • Co si z toho odnášíme?
  • Jak toho využijeme dál?

Zpětná vazba zahrnuje proces pozorování činností nebo systému, shromažďování informací a jejich následné vyhodnocení a předání daným lidem.

Zpětné vazbě se říká feedback – podle mého názoru je to ale chybné označení. Vztahuje se totiž k minulosti a nenaznačuje žádný růst ani vývoj. V USA proto už někteří odborníci používají označení feedforward, které se orientuje směrem dopředu, do budoucna.

Zbyněk Rozbořil

kouč a trenér

Zpětná vazba, proč ji dávat?

  • Posílíte tím vztah mezi nadřízeným a zaměstnancem.
  • Feedback pomůže zaměstnancům, aby se rozvíjeli, a tím posouvali vaši firmu kupředu.
  • Můžete přijít s novými nápady a vylepšit firemní procesy.
  • Zpětná vazba dhalí nesprávně stanovené postupy a předejdete chybám v budoucnu.
  • Využijete ji při nastavení osobního plánu rozvoje a hodnocení zaměstnanců.

Ale to nejdůležitější – zpětná vazba je především projev zájmu. Když se zaměstnancům nebudete věnovat a pravidelně jim dávat vědět, jak si vedou, nabudou dojmu, že vás nezajímají. A o takové lidi snáz přijdete.

Feedback si hoďte do kalendáře

  • Pravidelný feedback – stanovte si interval setkávání a dodržujte ho,
  • Nepravidelný feedback – sejděte se operativně, když je to potřeba.

Nejlepší ale je kombinace obojího. Vytvořte si ze zpětné vazby návyk a alespoň jednou za pár týdnů si na rozhovor se zaměstnanci vyhraďte čas. Určitě ale setkání a zpětnou vazbu neodkládejte déle než kvartál – jinak byste ztratili povědomí o všem, co se událo.

Vždy přirovnávám důležitost četnosti zpětné vazby k příběhu z Malého prince. Liška mu říkala, aby za ní chodil pravidelně, aby se na něj mohla těšit. A to stejné platí i pro feedback. Je důležité nastavit určitou frekvenci a pravidelnost. Já osobně mám rád měsíční cyklus individuálních rozhovorů, kde se pravidelně diskutuje zpětná vazba a výkon.

Zbyněk Rozbořil

kouč a trenér

Když se ale stane něco výjimečného (nepovede se obchodní jednání nebo naopak zaměstnanec zazáří na prezentaci), svolejte schůzku i mimo běžný termín. Pravidlo zní: zpětnou vazbu neodkládejte a dejte ji pokud možno okamžitě po důležité události.

U nováčků se scházejte častěji a udržujte kratší interval zpětné vazby, při které vždy vyhodnotíte dílčí cíle.

Se zpětnou vazbou pomůže systém OSCAR

Nejčastější formou je setkání one to one, tedy jeden na jednoho – jen nadřízený a podřízený. Manažeři se zpětné vazby mnohdy obávají a nejsou si jistí, co a jak říct. V těchto případech doporučuje kouč Zbyněk Rozbořil tzv. systém OSCAR, který může být nápomocný.

Jak to vypadá v praxi? Použijte v komunikaci postupně následující fráze:

  • Všiml jsem si, že…
  • Mám z toho takový pocit…
  • Doporučil bych udělat…
  • Protože pokud to uděláš, tak…

Podle Zbyňka Rozbořila tak lépe zformulujete, co se vlastně stalo a jak na vás situace působila. Člověk, kterému tímto způsobem zpětnou vazbu dáváte, ji pak o to lépe přijme. Neutloukáte ho totiž argumenty nebo absolutními tvrzeními, ale popisujete situaci ze svého pohledu a dáváte vlastní doporučení.

Chcete zaměstnance vyslechnout, pochopit a na základě jejich zpětné vazby jednat, ale bojujete s časem? Chytrý robot Arnold je vyzpovídá za vás, vyzkoušejte ho.

Jaká má feedback vypadat?

Zpětnou vazbu v podstatě není možné nedávat, zpětná vazba se děje pořád. Spíš jde o to, dávat zpětnou vazbu vědomě, a soustředit se na to, aby byla růstová, smysluplná a srozumitelná.

Zbyněk Rozbořil

kouč a trenér
  1. Zpětná vazba srozumitelná a použitelná. Myslete na to, že má být pro zaměstnance hlavně motivací – snažíte se skrze feedback o  posun člověka, který ji přijímá. Buďte konkrétní a popište do detailu chování i situaci.
  2. Feedback z „já” pozice. Dávejte zpětnou vazbu z vaší pozice nebo se dohodněte na pozici „domluveného principu”. Díky tomu popíšete situaci z určitého pohledu a nebudete vynášet subjektivní soudy, které se tváří jako objektivní hodnocení.
  3. Pomáhající a pozitivní zpětná vazba. Cílem zpětné vazby je člověka posunout. Nechcete, aby se zaměstnanec trápil a užíral, vaším úkolem je naopak pomoct mu nasměrovat svou práci a dobře ho naladit. Zaměřte se na věci, se kterými může něco udělat. A vždy si ověřte, že sdělované informaci zaměstnanec rozumí.
  4. Diskrétní feedback. V případě zpětné vazby platí pravidlo: čím míň lidí, tím lépe. Ideálně dávejte zpětnou vazbu mezi čtyřma očima.
  5. Další tipy na feedback: Zpětnou vazbu zahajte otázkami, vynechejte z rozhovoru „ale”, nechte zaměstnance reagovat a naslouchejte tomu, co říká.

Děláme většinou osobní pohovory formou „one to one” – jen nadřízený a podřízený. Například za obchodní oddělení do hodnocení obchodníka může vstupovat i nadřízený druhého stupně. Pak je setkání třeba ve třech – ve složení zaměstnanec, manažer prodeje a obchodní ředitel.

Marika Sablová

Personální ředitelka Hortim-International, s.r.o.

Rada na závěr: Feedback zapisujte a mějte přehled

Když si totiž nebudete vést poznámky, vše zapomenete a vývoj zaměstnance ani vaší zpětné vazby nebudete moct sledovat. Nastavte si vlastní systém a zpětnou vazbu zapisujte a ukládejte.

Co si z článku odnést pro svou praxi?

  • Dávejte zpětnou vazbu – ideálně si nastavte pravidelná setkání jednou za měsíc.
  • Orientujte zpětnou vazbu na budoucnost. Musíte vědět, co si z toho odnést a jak informace využít.
  • Když si nejste jistí, jak zpětnou vazbu dávat, pomůže vám metoda OSCAR.
  • Mechte zaměstnance, ať řekne svůj pohled na věc a navrhne řešení. Mohou z toho vyplynout nové nápady a návrhy.
  • Zpětnou vazbu si zapisujte a ukládejte.
Sdílejte
 
Má vaše firma kariérní stránky?
0