Obsah článku Ukončení pracovního poměru a offboarding:

1. Jak zabránit zbytečným výpovědím a odchodům z práce
2. Ukončení pracovního poměru – dohodou, nebo výpovědí?
3. Co zahrnuje offboarding?
4. Rozdíl mezi offboardingem zaměstnance, který dostal výpověď, a člověka, který odchází sám
5. Jak offboarding zvládnout jako HRdina s hlavou vztyčenou

Jak zabránit zbytečným výpovědím a odchodům z práce

Prevence je vždy lepší než řešení důsledků. I v HR platí, že je lepší se o své zaměstnance zajímat a starat průběžně než se zaměstnancem diskutovat nad už podepsanou výpovědí. A co jako prevence zabírá?

Tady máte základní pravidla:

1. Mluvte se zaměstnanci – o pozitivních věcech i o problémech.
2. Dávejte si ve firmě vzájemně zpětnou vazbu.
3. Vybírejte mezi kandidáty pečlivě a postavte silný tým.
4. Věnujte se nováčkům a kvalitnímu onboardingu.
5. Nepodceňujte průběžnou péči o zaměstnance.
6. Pracujte na firemní kultuře.

Když prevence nezabírá

Buďme realisti. I když se budete snažit, lidé přicházejí a odcházejí. Jak poznat signály, které se před podáním výpovědi u zaměstnanců mohou objevit? Všímejte si především:

• Nezvyklých projevů ve vzájemné komunikaci.
• Náhlých změn chování.
• Zhoršení pracovních výsledků.

Pokud přímý nadřízený nebo personalista nějaké změny u kolegy zachytí, je fér se s daným člověkem sejít a o všem si na rovinu popovídat. Mnohdy zjistíte, že za nezvyklým chováním stojí třeba osobní problémy. A v takovém případě můžete být zaměstnanci oporou a náročné období společně zvládnout.

Když vám chce zaměstnance přebrat konkurence

Nejčastěji vaše zaměstnance budou lákat na lepší peníze, zajímavé benefity nebo třeba lákavější náplň práce – to se stává. Bránit se můžete prevencí, kterou už jsme zmiňovali. Tedy tím, že budete dlouhodobě pracovat na dobrých vztazích a firemním prostředí.

Hlídejte si talentované zaměstnance

Pokud mezi svými kolegy máte opravdové talenty a odborníky, o které byste přišli velmi neradi, ohlídejte si je.

Mohly by pomoct následující kroky:

• Zajistěte, aby kolem sebe měli další inspirativní lidi, od kterých se můžou učit.
• Dopřejte talentovaným kolegům pracovní výzvy.
• Ujistěte se, že má práce vašich lidí smysl a dopad.
• Pracujte společně na firemní kultuře a na stmelování kolektivu.
• Každý zaměstnanec by měl mít svůj rozvojový plán.
• Pomáhejte zaměstnancům s balancováním pracovního a soukromého života – ukažte, že jim věříte, a dopřejte jim flexibilitu.

Ukončení pracovního poměru – dohodou, nebo výpovědí?

K ukončení pracovního poměru může dojít ze strany zaměstnance, zaměstnavatele a samozřejmě i dohodou obou stran. Asi k nejčastějším formám ukončení patří:

Výpověď ve zkušební době

Ve zkušební době může zaměstnanec, ale i zaměstnavatel ukončit pracovní poměr bez udání důvodu a nebo z jakéhokoli důvodu. Tomuto scénáři je samozřejmě lepší předejít, protože odchody ve zkušební době zvyšují náklady na nábor, míru fluktuace a mnohdy se jim dá vyhnout zvládnutým onboardingem a otevřenou komunikací v týmu.

Je dobré vědět, že ve zkušební době zaměstnavatel nemůže pracovní poměr rozvázat pouze tehdy, pokud byl zaměstnanec prvních 14 dnů v pracovní neschopnosti. Zaměstnanec může pracovní poměr ukončit, i když je na neschopence. Zajímavé také je, že při ukončení pracovního poměru ve zkušební době není potřeba dodržet ani žádnou výpovědní lhůtu. Končí automaticky dnem, kdy je dokument s výpovědí doručený či předaný zaměstnanci nebo naopak zaměstnavateli.

Dohoda o ukončení pracovního poměru

O dohodě je řeč pouze tehdy, pokud s ukončením pracovního poměru a s jeho podmínkami souhlasí opravdu obě strany. Dohoda musí být písemná, s podpisem obou stran a je lepší, když obsahuje také důvod výpovědi. Zejména kvůli zaměstnanci, když má nárok na odstupné (například pokud odchází z organizačních důvodů). Pokud se následně bude hlásit na úřad práce, bude mít nárok i na vyšší výměru podpory v nezaměstnanosti a doložení důvodu ukončení pracovního poměru bude potřebovat.

Výpověď z pracovního poměru

Výpověď ze strany zaměstnance musí být připravená v písemné formě a zaměstnanec ji musí podepsat. Zaměstnavatel ji podepisovat ani nemusí, stačí, když ji převezme. Výpověď začíná platit dnem doručení a od prvního dne nového měsíce automaticky začne běžet výpovědní lhůta 2 měsíce. Zaměstnanec ve výpovědi nemusí udat důvod, proč výpověď podává.

Výpověď ze strany zaměstnavatele také musí být v písemné formě, podepsaná a druhá strana (zaměstnanec) ji podepisovat nemusí. Důležité ale je, že zaměstnavatel může výpověď podat pouze z důvodů, které jsou uvedené v zákoníku práce. Důvody jsou následující:

• organizační změny (například nadbytečnost, zrušení pobočky apod.),
• zdravotní důvody,
• nesplňování předpokladů a požadavků,
• porušování povinností zaměstnance.

Když propouštíte z důvodu organizačních změn, zaměstnanci náleží odstupné. Výpověď je platná opět ode dne doručení zaměstnanci a od začátku nového měsíce po doručení výpovědi automaticky začíná běžet dvouměsíční výpovědní lhůta.

Co zahrnuje offboarding?

Jednotlivé kroky offboardingu se mohou lišit podle toho, z jakého důvodu k ukončení pracovního poměru došlo. Tyto 4 základní body ale budou platit vždy:

1. Spolupráce s manažerem – buďte v kontaktu s manažerem a v komunikaci směrem k zaměstnanci, ale také ke zbytku týmu buďte jednotní. Dohodněte se, kdy změnu v týmu oznámíte – můžete tak zabránit šíření polopravd a spekulací.
2. Dokončení a předání práce – včas řešte, kdo po stávajícím zaměstnanci převezme jeho povinnosti. Pokud bude potřeba, domluvte se na předání práce a zaškolení nového kolegy.
3. Výstupní pohovor a výstupní dotazník pro zaměstnance – když je to aspoň trochu možné, snažte se ke konci výpovědní lhůty naplánovat osobní výstupní rozhovor. Dejte na něm zaměstnanci prostor, aby vám mohl dát zpětnou vazbu a sdělit vše, co mu při odchodu přijde důležité. V některých firmách využívají místo rozhovorů výstupní dotazníky. Návratnost ale nebývá velká a tato forma postrádá lidskost. Pohovory a dotazník se ale dají i kombinovat.
4. Praktické záležitosti – převezměte si všechny firemní předměty a dokumenty (přístupová karta, počítač nebo třeba firemní nářadí). Samozřejmostí by mělo být i potvrzení, že zaměstnanec vrátil vše. Nezapomeňte dořešit dovolenou, případné odstupné a nachystejte včas dokumenty jako zápočtový list, výstupní list a potvrzení o zdanitelných příjmech. Po odchodu zaměstnance nezapomeňte zrušit všechny přístupy do firemních systémů a nastavit přeposílání mailů přímému nadřízenému.

Přemýšlejte o alumni programu

Alumni programy jsou zatím běžnější v zahraničí. Myšlenku ale mají skvělou a není důvod, proč by se nedaly v nějaké podobě využít i v našem prostředí a zakomponovat do offboardingu. Alumni program je komunita bývalých zaměstnanců. Takové sdružení udržuje kontakt mezi firmou a bývalými zaměstnanci. Společnost tak dává najevo, že pokud už byl jednou člověk její součástí, patří k ní napořád. Ještě běžnější než ty korporátní jsou v zahraničí alumni programy absolventů vysokých škol. Pokud někdo vystudoval Harvard, je hrdým „harvarďanem“ napořád. Podobný pocit si ale může odnést i zaměstnanec, když se přesune do jiné práce a k jiným projektům.

Výhody firemních alumni programů

• Dáváte člověku pocit hrdosti, že k vaší komunitě stále patří, což příznivě ovlivňuje employer brading – jméno firmy.
• Budujete síť profesionálů, kteří se k vám můžou v budoucnu zase vrátit.
• Spokojený bývalý zaměstnanec se navíc nebude bát doporučit známé z oboru.

TOP 5 světových alumni programů

1. P&G Alumni – nezisková organizace, která zahrnuje dohromady 50 tisíc bývalých zaměstnanců a pomáhá jim zůstat vzájemně v kontaktu.
2. HSBC Alumni – organizují i pravidelné akce, kde podporují vztahy mezi stávajícími a bývalými zaměstnanci. Oběma skupinám navíc dávají možnost se přednostně přihlásit na vypsané pozice. Ještě dřív než je nabídnou zájemcům mimo organizaci.
3. Accenture Alumni – společenství funguje už od roku 2001. Nedávno ji ale oživili redesignem webu, kde sdílí třeba pracovní nabídky, novinky o firmě i pozvánky na nejrůznější akce.
4. McKinsey Alumni – komunita zahrnuje více než 30 tisíc členů napříč 125 zeměmi a jsou zvyklí mezi sebou sdílet know-how, diskutovat a vzájemně se obohacovat o tipy na novinky z jednotlivých oborů.
5. Coca-Cola Alumni – ve firmě věří, že když udrží kontakt mezi stávajícími a bývalými zaměstnanci, nepřijdou postupně o know-how a investice, které do lidí vkládají. Alumni programy také podporují firemní kulturu, která je lidem blízká ještě dlouho poté, co odejdou.

Rozdíl mezi offboardingem zaměstnance, který dostal výpověď, a člověka, který odchází sám

Odchod zaměstnance, který dostal výpověď

Není jiná cesta a musíte se s člověkem, nebo dokonce s několika zaměstnanci rozloučit? Věnujte dostatek času přípravě. Komunikujte interně v rámci HR oddělení a nebojte se říct si seniorním kolegům o radu. Komunikujte také s manažery a nadřízenými lidí, kteří by měli z firmy odejít. Je velmi důležité, abyste byli sladění. Dobře načasujte komunikaci k lidem, kterých se výpověď týká, ale také k lidem, kteří ve firmě zůstanou a měli by firmu například podržet v krizi nebo jen zůstat neovlivnění negativní náladou způsobenou odchodem kolegy.

Když zaměstnanec odchází sám

Ve chvíli, kdy dostanete výpověď do ruky, zkuste ještě rozhodnutí zvrátit. Svolejte schůzku s manažerem a ptejte se zaměstnance na důvody, které ho k rozhodnutí vedly. Pokud jde například o nějaké nedorozumění či hádku v týmu, můžete se pokusit vše vyřešit. Pokud je o svém rozhodnutí zaměstnanec přesvědčený, respektujte to a snažte se, aby se poslední týdny ve firmě cítil pokud možno co nejlépe.

Někdy ale přes veškerou snahu můžou být pro obě strany poslední dny spíš nepříjemné. V takové chvíli je lepší zaměstnanci nabídnout, aby si vybral například zbytek dovolené a pak mohl rovnou odejít. Nezapomeňte ale včas naplánovat výstupní pohovor, nebo alespoň poslat výstupní dotazník. Tam zaměstnanci dopřejte čas a prostor, aby vám mohl sdělit zkušenosti a bilancovat své působení ve firmě. Do ničeho ho ale nenuťte.

Jak offboarding zvládnout jako HRdina s hlavou vztyčenou

Řešení výpovědí, nespokojených zaměstnanců nebo třeba nespokojených manažerů, krize ve firmě nebo třeba negativní zpětné vazby bude vždy patřit k náročnějším disciplínám HR oboru. V těchto chvílích je klíčové zachovat chladnou hlavu, zajistit co možná nejvíc informací o vzniklé situaci a pak jednat.

Pokud s ukončením pracovního poměru zaměstnance zatím nemáte příliš zkušeností, je dobré spolupracovat se seniornějším kolegou a danou situaci s ním konzultovat. Příprava je totiž v těchto případech naprostý základ, a to i když už patříte k matadorům HR.

Nezapomeňte na psychohygienu

Při řešení výpovědí a podobných negativních situací se tělo dostává pod tlak a prožívá zvýšený stres. A to dokonce i tehdy, když máte pocit, že jste sebezkušenější nebo že si práci a starosti příliš nepřipouštíte k tělu. Tělo na negativní zkušenosti často reaguje podvědomě, tedy aniž bychom si to přímo uvědomovali. Pokud tedy v práci řešíte náročnější úkoly a období, je důležité pracovat na duševní hygieně a stres účinně odbourávat:

1. Pracujte na organizaci svého času a kvalitním time managementu.
2. Budujte dobré vztahy se svými blízkými, ale také sami se sebou.
3. Ve volném čase se věnujte svým koníčkům, nevypouštějte je.
4. Myslete na zdravou stravu, příjem tekutin a pravidelný pohyb.
5. Nepotlačujte své emoce a snažte se myslet pozitivně.
6. Naučte se odbourávat stres a dopřejte si odpočinek (případně meditaci).
7. Nezapomínejte na kvalitní spánek, zejména v náročném období by to měla být samozřejmost.

V neposlední řadě neztrácejte humor a nebojte se někdy i na vážnější situaci podívat s nadhledem. S tréninkem vám může pomoci třeba článek 15 velmi specifických důvodů pro odchod z práce, snad se aspoň trošku pobavíte.