Whistleblowing je považovaný za efektivní nástroj a způsob, jak odhalovat neetické jednání uvnitř společnosti. Jinými slovy má sloužit k nahlášení nekalého jednání, o kterém se zaměstnanec dozví.

Lidé si ovšem často netroufnou se ozvat, a to především ze strachu z odplaty. Bojí se také tlaku ze strany spolupracovníků a nadřízených, ztráty zaměstnání a stres se mnohdy negativně podepíše i na jejich psychickém stavu. Nový zákon o whistleblowingu tomu však má učinit přítrž:

• zákon nabude účinnosti k 1. srpnu 2023,
• ke stejnému dni začnou pro zaměstnavatele s více než 249 zaměstnanci platit nové povinnosti,
• zaměstnavatelé, kteří mají více než 50, ale méně než 250 zaměstnanců, mají čas do 15. prosince 2023.

Vnitřní oznamovací systém zprovozněte včas

Jednou z novinek na poli povinností zaměstnavatelů je vnitřní oznamovací systém, který bude sloužit k bezpečnému podávání a přijímání oznámení.

Má za cíl umožnit zaměstnancům či obchodním partnerům a dalším osobám upozorňovat na protiprávní jednání uvnitř společnosti či na poškozování veřejných zájmů.

Whistleblowingový systém musí umožňovat jak ústní, tak i písemný způsob oznámení, včetně možnosti osobního oznámení. Pokud již máte nějaký svůj oznamovací systém zavedený, budete ho muset poupravit tak, aby odpovídal všem nově zákonem zavedeným požadavkům.

• Zaměstnáváte-li 250 a více zaměstnanců (rozhodující počet zaměstnanců bude vždy k 1. lednu příslušného roku), musíte mít váš vnitřní oznamovací systém aktivní již od 1. srpna letošního roku, tedy ke dni účinnosti nového zákona.
• Pokud máte více než 50, ale zároveň méně než 250 zaměstnanců, pak na zavedení vnitřního oznamovacího systému máte čas až do 15. prosince 2023.
• V obou případech doporučujeme zprovoznit whistleblowingový systém včas a nenechávat tuto povinnost na poslední chvíli. Sankce za porušení povinností se vám totiž opravdu nemusí vyplatit – a to doslova.

Oznamovací systém můžete omezeně sdílet s jinou společností za předpokladu, že u vás pracuje maximálně 249 zaměstnanců. Pokud máte 250 zaměstnanců a více, pak sdílení systému není možné a musíte si zavést svůj vlastní whistleblowingový systém.

Kromě vnitřních oznamovacích systémů společností bude zaměstnancům k dispozici také externí oznamovací systém z dílny Ministerstva spravedlnosti. Ten budou moci využít všichni zaměstnanci bez ohledu na to, zda jejich zaměstnavatel má nebo nemá v provozu vlastní whistleblowingový systém. Takové rozhodnutí zaměstnance však nezbavuje firmu povinnosti poskytnout mu při podávání oznámení plnou míru ochrany. I s ohledem na tuto možnost by zaměstnavatelé měli usilovat o to, aby zaměstnanci měli důvěru v interní oznamovací systém a primárně ho využívali pro svá oznámení.

Nezapomeňte na určení příslušné osoby

Další novou povinností zaměstnavatelů bude určení příslušné fyzické osoby, která bude mít whistleblowingový systém na starost. Příslušná osoba pak bude zodpovědná kupříkladu za přijímání a řešení oznámení, dodržování zákonných lhůt při komunikaci s oznamovatelem, ochranu identity oznamovatele a také za vedení zákonné evidence oznámení. Za případné pochybení v rámci této činnosti hrozí sankce pokuty až do výše 100 000 Kč.

Zásadní je ochrana oznamovatelů

Nejspíše netřeba ani zdůrazňovat, že identitu oznamovatele musíte důsledně chránit. Stejně tak nepřichází v úvahu, aby vůči němu byla provedena odveta, ať už v podobě propuštění ze zaměstnání, snížení mzdy, nebo převedení na jiný druh práce. Jinými slovy – trestání whistleblowerů je přísně zakázáno.

Podat oznámení anonymně bude možné pouze na základě rozhodnutí zaměstnavatele. Pokud si tedy jakožto zaměstnavatel řeknete, že takovým oznámením nedáte zelenou a neumožníte je, nic vám v tom nebrání. V každém případě nesmíte zapomínat na povinnost anonymního whistleblowera ochránit, pokud by jeho identita vyšla později najevo – tuto povinnost mají ostatně všichni.

Ochranu musíte poskytnout nejen oznamovateli, který oznámí podezření ze spáchání trestného činu či porušení jiného předpisu v zákonem vymezených oblastech, ale také oznamovateli, který nahlásí podezření ze spáchání přestupku, za který by pachateli hrozila pokuta ve výši alespoň 100 tisíc Kč.

Porušení povinností může vyjít draho

Pokud dotyční zaměstnavatelé nezavedou včas vnitřní oznamovací systém, neurčí příslušnou osobu nebo umožní, aby oznamovatel (whistleblower) nebo ostatní chráněné osoby byli vystaveni odvetnému opatření, mohou být potrestáni pokutou až do výše 1 milionu Kč.

Kromě toho mohou být pokutovány až do výše 1 milionu Kč i další osoby, fyzické i právnické, které budou bránit v podání oznámení nebo přijmou odvetné opatření vůči oznamovateli. Například statutární orgány, nadřízení nebo kolegové oznamovatele či obchodní partneři zaměstnavatele.

A jak už jsme uvedli, při porušení svých povinností se pokutě až do výše 100 tisíc Kč nevyhnou ani příslušné osoby, které budou mít na starost oznamovací systém.

Pokud nastane situace, že whistleblower bude (i přes veškerá opatření) čelit odplatě za učiněné oznámení, pak bude mít nárok na poskytnutí náhrady nemajetkové újmy. Za předpokladu, že by došlo až na soudní řešení sporu, bude povinnost dokazovat opak sporu na bedrech zaměstnavatele.

Kontrolu dodržování povinností dle nového zákona si vezme na starost Ministerstvo spravedlnosti společně s inspektoráty práce.

Je pro vás těžké zavést whistleblowing? Zákon umožňuje externí výpomoc

A závěrem možná jedna dobrá zpráva: zákon umožňuje „převést“ zavedení a správu vnitřního oznamovacího systému i spolu s rolí příslušné osoby na externí subjekt – tedy na společnost, která se na whistleblowing specializuje. V případě, že si s whistleblowingem nevíte rady, se tedy můžete obrátit na externí specialisty.

Článek vznikl ve spolupráci s největší česko-slovenskou advokátní kanceláří HAVEL & PARTNERS a data v něm jsou aktuální k začátku července 2023. Ačkoliv ho viděly oči několika právníků, chápejte ho prosím pouze jako informativní a s obecným charakterem, nikoliv jako návod. Pokud ve vaší firmě dané téma řešíte, vždy se poraďte s experty na pracovní právo.