Když vám na stůl přistane výpověď ze strany zaměstnance, ideální je sejít se s ním i s jeho přímým nadřízeným a probrat důvody jeho rozhodnutí. Může se stát, že se jedná o klíčového zaměstnance, o kterého byste neradi přišli, a proto je v takovém případě vhodné sejít se co nejdříve, abyste mohli případně při oboustranné shodě takové rozhodnutí ještě zvrátit. Pokud je ale zaměstnanec o odchodu skálopevně přesvědčený, jeho názor respektujte a investujte čas především do získání zpětné vazby. Ta může v budoucnu pomoct hlavně vám.

Výstupní pohovor vs. výstupní dotazník

Možná si řeknete, že jste ve firmě zvyklí se s člověkem před odchodem setkat osobně (případně si dát videocall) a nějaký dotazník se vám zdá zbytečný. Oba formáty rozloučení mají něco do sebe a nejlepší je, když je zkombinujete. Ve chvíli, kdy naplánujete výstupní pohovor, pošlete zaměstnanci výstupní dotazník a požádejte ho, aby ho do schůzky vyplnil.

Zaměstnanec má dostatek času promyslet si odpovědi, zamyslet se nad klíčovými body své spolupráce s firmou a zhodnotit své působení v ní. Výstupní pohovor (tzv. exit interview) založený na otázkách z výstupního dotazníku pak bude mít jasnější strukturu a předejdete tím i napjatým momentům trapného ticha. Vždy se totiž můžete vrátit k „osnově“. Vyplněný výstupní dotazník vám navíc zůstane, takže se ke zpětné vazbě můžete vracet opakovaně nebo si z vícero dotazníků dělat statistiky a přehledy.

Další možnosti rozloučení se zaměstnancem

• Pouze výstupní dotazník – je to poměrně neosobní rozloučení, může to vypadat, že vám na lidech ve firmě nezáleží, budete mít nízkou návratnost, ne každý zaměstnanec bude chtít dotazník vyplnit.
• Jen výstupní pohovor – praktická a vyhovující forma, ale pokud si nestíháte dělat poznámky v průběhu schůzky, může se stát, že si do budoucna ze zpětné vazby moc neodnesete a nebudete schopni zapracovat na případných problémech.
• Výstupní pohovor, dotazník zaslaný zpětně – v tomto případě nejspíš dotazník už vyplněný neuvidíte. Zaměstnanec necítí potřebu zpětnou vazbu psát, když už se s vámi potkal osobně, může pak snadno zapomenout, protože už se vidí jinde.