Právní poradna: Co s kompenzací nákladů na práci z domova?

Zájem o práci z domova v posledních letech výrazně vzrostl jak ze strany zaměstnanců, tak ze strany zaměstnavatelů a situaci ještě urychlila pandemie koronaviru. Určitou nevýhodou flexibilní formy práce zůstává chybějící ucelená zákonná úprava. Jak si s ní tedy poradit?

Obecně platí, že v případech, kdy zákon mlčí, je vhodné si pracovní podmínky se zaměstnancem ujednat. To platí zvlášť tehdy, když zaměstnanec vykonává pravidelně práci z domova.

Naprostý základ jakékoliv dohody o práci z domova je uvést:

  • kdy a odkud bude zaměstnanec práci na dálku vykonávat,
  • bude-li mít stanovenou pracovní dobu,
  • skutečnost, že zaměstnanec byl proškolen v oblasti BOZP pro práci z domova.

Jak se to má s proplácením nákladů?

Jednou z náležitostí dohod o práci z domova by mělo být ujednání o náhradě nákladů – jde např. o náklady na internet, elektřinu, plyn, vodu nebo pořízení nové tiskárny. Podle zákoníku práce totiž platí, že veškeré náklady vznikající při práci nese vždy zaměstnavatel a zaměstnanec se nemůže těchto nároků vzdát.

V současné době se můžeme nejčastěji setkat s tím, že firmy kompenzaci nákladů vůbec neřeší, nebo s ujednáním paušální částky mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem pracujícím z domova. Takový postup však není bez rizika.

Zákon očekává vyúčtování od zaměstnanců

Současná právní úprava je založená na prokazování skutečné výše vynaložených nákladů. Výši nákladů by měl dokládat zaměstnanec, například prostřednictvím jednotlivých vyúčtování. To však přináší v praxi mnoho komplikací a administrativy. Jen málokdy je totiž možné přesně vymezit, kolik energie bylo spotřebováno za účelem výkonu práce a kolik v soukromém čase zaměstnance. Často se tedy jedná spíše o kvalifikovaný odhad nákladů, představovaný například vypočtením poměru celkové spotřeby zaměstnance vůči délce jeho pracovní doby.

Současný systém má určitá rizika

Daňové zákony předpokládají prokázání skutečných výdajů na straně zaměstnance, čímž je omezena možnost pro všechny zaměstnance společně paušalizovat náklady na práci z domova nebo je hradit. Pokud si zaměstnavatel se zaměstnancem paušální náhradu nákladů sjedná, může zaměstnanec kdykoli prokázat, že jeho reálně vynaložené náklady byly ve skutečnosti vyšší, a zaměstnavatel bude povinen tyto vyšší náklady zaměstnanci doplatit. Naopak u sjednaných vyšších paušálních částek, které nebudou podloženy dostatečnými podklady ze strany zaměstnanců, se nedá vyloučit ani doměření daně na straně zaměstnance, potažmo zaměstnavatele.

Proč raději proplácet náklady než zvyšovat mzdu?

Náhradu nákladů na práci z domova není vhodné kompenzovat ani navýšením samotné mzdy zaměstnance bez toho, aby bylo výslovně sjednáno nebo stanoveno, že toto navýšení představuje náhradu nákladů na práci z domova. Mzda je plnění poskytované za výkon práce, a má tedy zcela jiný smysl a účel než kompenzace nákladů.

Ať se zaměstnavatel rozhodne hradit náklady zaměstnance jakkoli, bude s tím většinou spojeno určité riziko, a to doměření daně nebo nepřiměřené administrativy. Na neutěšivou situaci by měl zareagovat zákonodárce, a to nejen v úpravě pracovněprávní, ale i daňové.

Otázka kompenzací nebude bohužel beze změny právní úpravy vyřešena. Ucelenější úpravu práce z domova, alespoň pro tzv. pečující osoby, můžeme očekávat nejspíše až v souvislosti s povinnou transpozicí evropské směrnice v létě příštího roku.

Článek vznikl ve spolupráci s největší česko-slovenskou právní kanceláří HAVEL & PARTNERS. Ačkoliv ho viděly oči několika právníků, chápejte ho prosím pouze jako informativní a s obecným charakterem, nikoliv jako návod. Pokud ve vaší firmě dané téma řešíte, vždy se poraďte s experty na pracovní právo.

 
Sdílejte
Spolupracujete s manažery při náboru?
0