Pohlídat, že nemáte přetížené zaměstnance, důležitý. Co dělat, abyste nemuseli řešit vyhoření?

Jakmile kolega dokáže podávat slušný výkon, často si tím vykoleduje další práci. A když se takhle situace opakuje, může ho objem úkolů doslova zahltit. Co s tím můžete udělat vy v HR, pokud tedy nejste personálně podhodnocení a nejde o hlubší problém ve vaší organizaci? Poradíme, jak si vytížení pohlídat a předcházet zbytečnému stresu či demotivaci u vašich stávajících zaměstnanců.

Zda lidé práci stíhají a neřeší nepřiměřené množství úkolů, by měl hlídat v první řadě manažer. Konkrétní řešení se odvíjí od konkrétní pozice, ale situaci je třeba sledovat kontinuálně. Mezi osvědčené způsoby patří například:

  • pravidelné týmové meetingy na řešení kapacit,
  • 1 : 1 s manažerem,
  • zaměstnanecké průzkumy,
  • software pro vykazování práce,
  • správně nastavené zadávání práce, ve větších firmách například za pomoci traffic manažera, který práci rozděluje dle kapacit,
  • otevřená firemní kultura, kdy se lidé nebojí o svém přetížení otevřeně mluvit a komunikovat ho nadřízeným.

Jedno univerzální řešení bohužel neexistuje. Pro inspiraci, jak se to dá dělat, jsme se zeptali ve dvou českých firmách, které téma vytížení v posledních letech řešily. Jejich metody i spolu s několika dalšími jsme pak seřadili od té nejjednodušší až po nejkomplexnější.

1. Mějte jasně nastavená očekávání

V Raiffeisenbank mají lidé, kteří plní důležité úkoly, nastavený systém očekávaného výkonu. Nastavuje ho manažer podle zkušeností a vyhodnocení z předešlých období, který řeší i to, kolik požadavků bude muset tým výhledově odbavit. „Následně rozdělí počet požadavků na jednotlivce tak, aby byla práce rozdělena rovnoměrně,“ vysvětluje mluvčí banky Tereza Kaiseršotová.

2. Nastavte manažerům pravidelná 1 : 1

Zpětná vazba nad zlato. A tady platí, že jakákoliv forma zaměstnaneckých průzkumů je lepší než žádná. V Unileveru se například osvědčila proti přetížení pravidelná 1 : 1 komunikace zaměstnance s manažerem. „Pokud zjistíme nerovnováhu, pomáháme s prioritizací úkolů, delegováním, zajištěním nutných zdrojů pro efektivnější fungování,“ říká Světlana Tulachová, Talent Advisor and EB Lead CRSR.

Přetížení zaměstnanců patří k nejčastějším důvodům odchodu. Snažte se mu proto za každou cenu předcházet, ať se nepřipravíte o ty nejlepší talenty. Více o tom, co zaměstnance aktuálně trápí, najdete také v našich pravidelných datových snídaních.

3. Zařaďte vytížení do průzkumů spokojenosti

Ať už děláte zaměstnanecké průzkumy v jakékoliv formě, téma pracovního vytížení by se v něm vždy mělo objevit a s výsledky následně i pracovat. V Raiffeisenbank například zařadili na toto téma sekci, zda lidé dokáží vybalancovat pracovní a osobní život. „Je to pro nás jedna z cest, jak zaměstnanci mohou se svými nadřízenými otevřeně a upřímně komunikovat,“ popisuje Tereza Kaiseršotová.

Ve stále více firmách se pak zabydluje taky chatbot Arnold coby pomocník pro zaměstnanecké průzkumy. Témata, zda lidé stíhají svou práci nebo nakolik se jim práci s osobním životem daří skloubit, má v sobě přímo obsažená. Zkušenost s ním mají třeba i v logistické firmě GEFCO: „Arnold nám pomohl odhalit, že jeden z kolegů byl dlouhodobě přepracovaný, začali se s ním proto o situaci osobně bavit a hledat k němu do oddělení posilu,“ vysvětluje HR koordinátorka Petra Valentová.

4. Vzdělávejte zaměstnance v prioritizaci

K tomu, aby lidé práci lépe zvládali a nebyli přetížení, může pomoci i cílené vzdělávání, a to jak pro manažery, tak další klíčové pozice, které za výstupy zodpovídají. Může jít třeba o tréninky v oblasti time managementu nebo prioritizace, aby si lidé práci lépe rozvrhli, dokázali vyhodnotit, co je důležité, a neztráceli čas. I když se zdá, že přetížení každý pozná, nemusí to tak být.

5. Podpořte flexibilitu a hybridní práci

Když budou lidé mít možnost pracovat, odkud potřebují, a pracovní dobu si ovlivnit, zvyšuje se pravděpodobnost, že budou méně vytížení a práci si lépe rozloží. Právě na flexibilitě staví vyvažování práce a odpočinku i v Raiffeisenbank. „Zaměstnancům, kteří jsou s námi déle než 5 let, také umožňujeme čerpat dalších 10 dní volna – Restart days – jako prevenci vyhoření,“ vypočítává Tereza Kaiseršotová. Různé formy podpory u nich míří i na rodiče malých dětí, budoucí maminky a samoživitelky mohou využít ještě další volné a plně hrazené dny. Vše je doplněné prací z domova.

6. Dny na soustředěnou práci

Poměrně jednoduchý způsob, byť k němu budete potřebovat nakloněné vedení či součinnost týmů, můžou být také vyhrazené dny na soustředěnou práci. Například v Unileveru tak zavedli Focus Wednesday a Friday. Prakticky to znamená, že na středy a pátky se snaží neplánovat žádné schůzky a meetingy, aby se mohli věnovat jen tomu doopravdy důležitému.

7. Systematický přístup k wellbeingu

Vůbec nejlepším, ale také nejkomplexnějším řešením je mít na úrovni celé firmy dobře nastavený wellbeing program, který může zahrnovat vše od pravidelných školení například až po možnost využívat psychologickou pomoc v případě nutnosti. „Nejhorší ze všeho je, když se lidé ve firmě tváří, že se nic neděje a že problémy neexistují,“ vysvětluje šéfka online platformy Soulmio Simona Zábržová.

Unilever nabízí preventivní postupy a nástroje pro předcházení syndromu vyhoření. „Nejen že se snažíme manažerům pomáhat identifikovat příslušné znaky vyčerpání i celkového fyzického a psychického zdraví, ale všem zaměstnancům nabízíme i nově vzniklý wellbeing projekt podpory,“ vysvětluje Světlana. V projektu mají interně vyškolené zaměstnance, kteří v případě potřeby člověku naslouchají a doporučují vhodnou profesionální pomoc v podobě psychologa či jiného poradenství.

 
Sdílejte