Sprawdź, jak zorganizować pracę działu HR w okresie wakacyjnym

Mogłoby się wydawać, że okres wakacyjny w pracy to czas przestoju i luźniejszego grafiku. Pracownicy i klienci są na urlopach, liczba spotkań maleje, a w firmie panuje błogie lenistwo. Nic bardziej mylnego. Wakacje dla HR oznaczają sporą ilość wniosków urlopowych, mniej rąk do pracy i często więcej procesów rekrutacyjnych. Poniżej przedstawiamy wskazówki, które pomogą uporządkować sobie pracę w tym trudnym okresie.

Zadbaj o zasady

Najważniejszą kwestią, która zorganizuje Tobie pracę nie tylko w okresie wakacyjnym, jest szczegółowa, przejrzysta i łatwo dostępna polityka urlopowa. Zapewnia ona pracownikom cenne informacje o urlopach na wyciągnięcie ręki. Dzięki temu wszyscy zostaną poinformowani

o przysługujących im uprawnieniach, a Ty unikniesz nieporozumień lub powielających się pytań. Dodatkowo taka polityka chroni przed potencjalnymi problemami prawnymi. Tworząc ją, uwzględnij kilka istotnych punktów dotyczących rezerwowania urlopów przez pracowników:

  • maksymalną dopuszczalną liczbę dni wolnych od pracy,
  • minimalny czas, w jakim trzeba złożyć wniosek,
  • liczbę wolnych dni, którą można wziąć na raz,
  • osoby zatwierdzające urlopy.

Planuj, planuj i jeszcze raz planuj

Efektywne planowanie nieobecności to kluczowy element w zarządzaniu urlopami. Chociaż niektórzy dalej korzystają ze starego, dobrego Excela to

o wiele lepiej w tej kwestii sprawdzi się specjalny system. Większość tego typu narzędzi pozwala na tworzenie grafików pracy i na zarządzanie urlopami w taki sposób, by nie zabrakło rąk do pracy. Ale to nie jest jedyna rzecz, która wymaga zaplanowania. Jeśli to Ty wybierasz się na urlop, sporządź listę zadań do zrobienia, które muszą być wykonane przed Twoją nieobecnością i ustal ich priorytety. Chociaż nie zawsze jest taka możliwość, staraj się zaplanować urlop z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby mieć zapas czasowy na ewentualne niedogodności. Zachęcaj swoich współpracowników do podobnych praktyk.

Czy zastępujesz współpracownika na wakacjach i chcesz dowiedzieć się, czy nie ma w tym okresie zaplanowanej rozmowy rekrutacyjne? Albo obawiasz się, że w natłoku obowiązków mogłeś nie dostać wszystkich informacji o tym, co masz zrobić? W Teamio możesz dzielić się swoim kalendarzem i zaplanowanymi wydarzeniami ze współpracownikami. Dzięki temu masz pewność, że o niczym nie zapomnisz.

Ty vs. czas

W okresie wakacyjnym mamy tendencję do obciążania naszego i tak już napiętego harmonogramu jeszcze bardziej, aby ukończyć więcej w krótszym czasie. Dzięki dodatkowym czynnościom nasz stres związany z pracą wzrasta i nie sprzyja naszej produktywności. Z pomocą przychodzą metody zarządzania sobą w czasie. Dobre zaplanowanie dnia pozwala zaoszczędzić co najmniej godzinę dziennie, w skali tygodnia to prawie dodatkowy dzień pracy. Jeżeli czujesz się niepewnie w tym temacie i chcesz coś poprawić to mamy na to sposób. Na Seduo.pl znajdziesz kurs, który pomoże Ci wprowadzać dobre nawyki w pracy i zadbać o równowagę praca – dom.

Współpraca to podstawa

Razem z menedżerami poszczególnych działów ustal limity liczby pracowników, którzy mogą wziąć urlop w tym samym czasie. Dzięki czemu możesz mieć pewność, że zawsze będziesz mieć odpowiednie zasoby i nie zabraknie rąk do pracy. Współpraca jest kluczowa w tym temacie, ponieważ Ty jako część działu HR możesz nie mieć wystarczających informacji o tym ile osób jest potrzebnych „na miejscu” w danym okresie.

Ważne jest, aby menedżerowie posiadali umiejętności planowania

i zarządzania, tak by byli przygotowani na wakacje z wyprzedzeniem. Kluczowe jest zaplanowanie terminów zadań i rozpoczętych projektów oraz informowanie o urlopach współpracowników i klientów. W przypadku urlopów menadżerów trzeba przekazać zespołowi, co będzie się działo podczas ich nieobecności i oddelegować możliwe zadania. To eliminuje niespodziewane problemy, które mogą wystąpić podczas wakacji, a tym samym zapewnia większy spokój każdej ze stron.

Tymczasowe wsparcie

Jeśli potrzebujesz dodatkowych rąk do pracy w sezonie urlopowym, to idealna okazja na rozważenie zatrudnienia pracowników tymczasowych.

skąd ich wziąć? Możesz dotrzeć do tych, którzy mieszkają dosłownie, tuż za rogiem Twojej firmy. Z pewnością docenią fakt, że nie będą musieli daleko dojeżdżać, a Ty odetchniesz, wiedząc, że pracownik nie utknie w korku

i dotrze do pracy na czas.

Na naszym blogu HR-owym przygotowaliśmy praktyczny poradnik PDF,

 
Udostępnij