Desatero online onboardingu, které vám pomůže nalodit nováčky na dálku

Poslední rok plný omezení pro firmy znamenal i výzvu překlopit do onlinu nejen nábor, ale také onboarding. Zeptali jsme se proto v několika velkých firmách, které během pandemie neustále rostly a nabíraly nové lidi, jak celý proces úspěšně zvládnout.

Online onboarding

1. Informujte už při náboru

Kvalitní přípravu už od náboru doporučuje Šárka Volejníková, Head of HR Zásilkovny. A to nejen lidí, ale i techniky. „Osvědčila se nám intenzivnější komunikace již s uchazeči, ještě před samotným rozhovorem a dalšími kroky – voláme dopředu, zjistíme, jestli je online spojení vůbec možné, a potom nastíníme, jak vše bude probíhat. Příprava a komunikace jsou základ úspěchu,“ tvrdí.

2. Připravte si plán onboardingu

Jedno školení obvykle nestačí k tomu, aby nabraný nováček i na dálku do firmy zaplul. Je potřeba mít na onboarding plán. V Mall Group ho připravuje vždy příslušný manažer ve spolupráci s HR. Plán je dle Ivety Kalhotkové, HR manažerky Mall Group, něco jako průvodce tím, co je potřebné pro zvládnutí nováčkovy role, koho je třeba znát nebo kde se zapojit. Do onboardingu tu vstupují i další zástupci jednotlivých oddělení a také IT, aby měl nováček včas všechno potřebné technické vybavení i přístupy do interních systémů.

3. Nachystejte si nástupní materiály

Na office odděleních v Alze probíhá onboarding online téměř ze 100 %. „Využíváme interní systém, Teams a Asanu a hodně předpřipravených materiálů, jako jsou adaptační plány, předtočená videa a newslettery o nových nástupech,“ vypočítává HR Business Partnerka v Alze Petra Nulíčková. Na provozních odděleních naopak probíhá i teď adaptace offline, ale s úpravami, které zajišťují bezpečnost všech.

Evidujte si termíny nástupu už v náborové aplikaci, ať se včas připravíte na onboarding. Teamio vám s tím pomůže.

4. Najděte balanc

V Mall Group překlopili onboarding do onlinu ze dne na den. Definovali si oblasti, které chtějí zachovat i v online prostředí, a využívají interakce s nováčky k předání praktických informací spojených s jejich nástupem do nového prostředí, jak vysvětluje Iveta Kalhotková. To podle ní znamená také nutnost najít správný balanc, aby nováčky neochudili o důležité informace a zároveň reflektovali náročnost online prostředí.

5. Nařeďte informace a úkoly

Petra Nulíčková z Alzy doporučuje onboarding rozhodně nepodceňovat a mít vytvořené adaptační plány pro jednotlivá oddělení nebo konkrétní pozice. Plány by podle ní měly obsahovat nejen důležité informace, ale také menší úkoly, na kterých se nováček zároveň rovnou učí.

6. Zajistěte podporu buddyho

V mnoha firmách přidělují nováčkovi tzv. buddyho, tedy parťáka pro první měsíce ve firmě, který ho podporuje při zapracování a adaptaci, pomáhá mu, a to i na dálku. Svého buddyho, jako firemní spojku, tak mají nováčci třeba v Mall Group, Vodafonu nebo Alze.

7. Komunikujte a udržujte kontakt

Iveta Kalhotková připomíná, co vyplývá z průzkumů – v prvních 45 dnech po nástupu je fluktuace nováčků 22 %. „Pokud nemá firma dobrý onboardingový program, riskuje, že o čerstvě nabrané lidi brzy přijde. Především teď je velmi důležité využít všechny nástroje a kanály, které kontakt s nováčkem umožní a zabrání tomu, aby se v nové firmě cítil ztracený,“ říká. Nováčci podle ní ocení častou interakci s kolegy, možnost řešit své dotazy s buddym nebo se šéfem a také to, když se budou včas dozvídat důležité informace.

8. Nabriefujte management a vedení

Do onboardingu se podle Ivety Kalhotkové vyplatí investovat, vždy je ale potřeba podpora managementu. Také ve Vodafonu manažerům zdůrazňují, aby na nováčky nezapomínali, komunikovali s nimi a zapojovali je do dění v týmu. A Petra Nulíčková považuje za podstatné zapojit vedení už do prvního online a zároveň interaktivního nástupního dne.

9. Propojte nováčka s co největším počtem lidí

Nováček se v Alze v průběhu adaptační doby potká s HR, Learning and Development týmem, s nadřízeným, se svým týmem, s buddym a postupně s co nejvíce lidmi. „Čím více lidí zná, tím lépe se mu komunikuje a cítí se v nové práci jistěji,“ upozorňuje Petra. Adaptace má přitom v Alze několik částí a v každé převládá role někoho z jmenovaných. Nejdůležitějším člověkem je však vždy manažer nebo manažerka a buddy.

10. Obstarejte si včas zpětnou vazbu

V polovině zkušební doby si v Alze lidé z HR volají s nováčkem i s jeho nadřízenými a ptají se, co a jak. „Komunikace a zpětná vazba jsou pro obě strany stěžejní,“ říká Petra Nulíčková. A Iveta Kalhotková z Mallu potvrzuje: „Velmi se nám osvědčily rozhovory s nováčky, kdy zjišťujeme, jak jsou ve firmě spokojení nebo zda jim něco nechybí.“

Zpětnou vazbu s lidmi můžete provést také online. Chatbot Arnold je přívětivou a netradiční cestou, která vám může pomoci zapojit lidi do firemní kultury, ale třeba i jen zjistit to, co zrovna potřebujete.

 
Sdílejte
Spolupracujete s manažery při náboru?
0