Vánoční večírek na poslední chvíli

Rok se s rokem sešel a ve firmách se začíná objevovat téma vánočního večírku. Někteří z nás se na něj těší celý rok, jiní z něho mají hrůzu. Večírek se však sám neudělá. Pokud vám letos byla přidělena výsada vánoční párty uspořádat, máme pár tipů, jak si s tím poradit, i když už moc času nezbývá.

Datum: místo pátku klidně úterý

Zvolit správné datum večírku patří k nejdůležitějším bodům. Ideální je poptat se přímo kolegů. Řeknou vám, jaký den by jim nejvíce vyhovoval a přihodí i návrhy na zábavu a téma večírku.

Vánoční párty nemusí být jen v pátek! Popřemýšlejte o jiném dnu v týdnu (úterý, středa, čtvrtek). Přesunout večírek na jiný den než pátek může mít hned několik výhod. Snáze najdete vhodný prostor, zaměstnancům se termín nebude s křížit s jinými aktivitami a také taxíky budou ve větších městech dostupnější.

  • TIP: Trendem posledních let je pořádání „vánočních“ večírků až v lednu. Lidé se mají na co těšit, kalendáře dodavatelů jsou prázdnější a pokud vaší firmě končí fiskální rok stejně jako kalendářní, jsou náklady na vánoční večírek už v novém budgetu.

Místo: záleží hlavně na počtu lidí

Jakmile máte datum, můžete přikročit k zamluvení vhodného místa. Narovinu: ta oblíbená (restaurace, bary, sály…) mohou být touto dobu už zamluvená jinými společnostmi. Ale nezoufejte, určitě ve svém okolí něco objevíte. Při výběru místa zvažte zejména počet pozvaných a dostupnost lokality (vzdálenost od centra nebo od sídla firmy).

Rozpočet: na kolik to celé přijde?

Zapeklitá otázka – záleží na počtu pozvaných, aktivitách, které chcete zorganizovat a na občerstvení, které chcete podávat. Může vás to vyjít na několik stovek na osobu až po několik tisíc. Důležité je už na začátku nějaký budget od vedení mít.

Na vánočním večírku by nemělo být vidět, že se snažíte šetřit. Měl by být oslavou a poděkováním lidem, kteří celý rok ve firmě pracovali.

Největší položky v rozpočtu: pronájem místa, jídlo a pití, moderátor, DJ nebo kapela, fotograf, umělci, ceny, dárky, dekorace a případně náklady na agenturu, která vám pomůže s organizací.

  • TIP: Nechte si přibližně 10 % částky jako tzv. polštář, pro případ nenadálých výdajů za večírek. A věřte, že se vždycky něco najde.

Program: aby se večírek lidem líbil

Jídlo a pití až na prvním místě. Tuto mantru si opakujte a při objednávání občerstvení nezapomeňte, že někteří kolegové mohou mít v jídle omezení. Ideální je, pokud menu můžete ochutnat předem. Ohledně pití nezapomeňte, že méně je někdy více. A to platí i o vánočním večírku. Většinou je firmou hrazeno pivo a víno + welcome drink.

Téma dodá večírku punc jedinečnosti, a proto se nebojte nějaké vybrat. Co třeba námořnická párty? Nebo večírek ve stylu prvorepublikových 30. let? Případně zvolte téma, které nějak ladí s vaší firmou, pozvanými hosty nebo místem konání.

Program je důležitý. Popřemýšlejte o tom, jak bude vypadat přivítání hostů, kdo bude mít proslov a jak dlouhý (jeden proslov by neměl přesáhnout 5 minut). Během projevu je možné ocenit nejlepší zaměstnance a dát jim odměny za jejich pracovní úsilí. Na večírku pro více lidí budete rádi za moderátora, který hosty nenásilně provede celým večerem až k volné zábavě.

Volné zábavě se meze nekladou. Mohou to být soutěže, ochutnávka vín, DJ, taneční vystoupení, kreativní dílna, fotokoutek nebo barmanská show – je to jen na vkusu vaší firmy.

Pár organizačních triků na závěr

  • Pozvánky s detailními informacemi posílejte s dostatečným předstihem. V pozvánce uveďte téma večírku a dress code, který očekáváte.
  • Nechte si od každého zaměstnance potvrdit účast. Usnadní vám to koordinaci a objednání cateringu. Účast na večírku není povinná. Nezapomínejte na to a neodsuzujte kolegy, kteří se nezúčastní.
  • Objednejte profesionálního fotografa, ať máte krásnou vzpomínku na vaši akci.
  • Přichystejte pro každého hosta malý dárek.
  • Po večírku pošlete kolegům poděkování za účast a řekněte si o zpětnou vazbu. Můžete se z ní poučit a získat náměty pro další ročník.
  • V průběhu příprav si pro sebe udělejte co nejpodrobnější „kuchařku“, abyste věděli, co vše a za kolik je zařízené a jak přípravy pokračují. Před samotnou akcí si udělejte detailní harmonogram, ať vás na místě nic nepřekvapí. Tento harmonogram je dobré sdílet s kolegy, kteří se na organizaci podílejí.

Vánoční večírek má být příjemnou akcí, a proto přejeme pevné nervy, ať se organizace vydaří a o večírku si kolegové vypráví minimálně do července.

Sdílejte
 
Chcete se učit přes video v pohodlí domova?
0