Zvolit správné datum večírku patří k nejdůležitějším bodům. Ideální je poptat se přímo kolegů. Řeknou vám, jaký den by jim nejvíce vyhovoval a přihodí i návrhy na zábavu a téma večírku.
Vánoční párty nemusí být jen v pátek! Popřemýšlejte o jiném dnu v týdnu (úterý, středa, čtvrtek). Přesunout večírek na jiný den než pátek může mít hned několik výhod. Snáze najdete vhodný prostor, zaměstnancům se termín nebude s křížit s jinými aktivitami a také taxíky budou ve větších městech dostupnější.
Jakmile máte datum, můžete přikročit k zamluvení vhodného místa. Narovinu: ta oblíbená (restaurace, bary, sály…) mohou být touto dobu už zamluvená jinými společnostmi. Ale nezoufejte, určitě ve svém okolí něco objevíte. Při výběru místa zvažte zejména počet pozvaných a dostupnost lokality (vzdálenost od centra nebo od sídla firmy).
Zapeklitá otázka – záleží na počtu pozvaných, aktivitách, které chcete zorganizovat a na občerstvení, které chcete podávat. Může vás to vyjít na několik stovek na osobu až po několik tisíc. Důležité je už na začátku nějaký budget od vedení mít.
Na vánočním večírku by nemělo být vidět, že se snažíte šetřit. Měl by být oslavou a poděkováním lidem, kteří celý rok ve firmě pracovali.
Největší položky v rozpočtu: pronájem místa, jídlo a pití, moderátor, DJ nebo kapela, fotograf, umělci, ceny, dárky, dekorace a případně náklady na agenturu, která vám pomůže s organizací.
Jídlo a pití až na prvním místě. Tuto mantru si opakujte a při objednávání občerstvení nezapomeňte, že někteří kolegové mohou mít v jídle omezení. Ideální je, pokud menu můžete ochutnat předem. Ohledně pití nezapomeňte, že méně je někdy více. A to platí i o vánočním večírku. Většinou je firmou hrazeno pivo a víno + welcome drink.
Téma dodá večírku punc jedinečnosti, a proto se nebojte nějaké vybrat. Co třeba námořnická párty? Nebo večírek ve stylu prvorepublikových 30. let? Případně zvolte téma, které nějak ladí s vaší firmou, pozvanými hosty nebo místem konání.
Program je důležitý. Popřemýšlejte o tom, jak bude vypadat přivítání hostů, kdo bude mít proslov a jak dlouhý (jeden proslov by neměl přesáhnout 5 minut). Během projevu je možné ocenit nejlepší zaměstnance a dát jim odměny za jejich pracovní úsilí. Na večírku pro více lidí budete rádi za moderátora, který hosty nenásilně provede celým večerem až k volné zábavě.
Volné zábavě se meze nekladou. Mohou to být soutěže, ochutnávka vín, DJ, taneční vystoupení, kreativní dílna, fotokoutek nebo barmanská show – je to jen na vkusu vaší firmy.
Vánoční večírek má být příjemnou akcí, a proto přejeme pevné nervy, ať se organizace vydaří a o večírku si kolegové vypráví minimálně do července.