Mysleli jsme, že časem zapadne. Jenže on odešel

Nela Wurmová z Pábení

Když je vás pět a půl (doslova), onboarding nepotřebujete. Jakmile se však firma trochu rozroste, začne být naloďování nováčků téma. Očekávat, že noví lidé časem nasají kulturu a přirozeně se chytnou, od určité velikosti nelze. Tuto zkušenost má brněnské Pábení, designérská a copywriterská firma.

Pábení nakonec nezbylo, než onboardingový proces postavit. „Máme ho rok a zatím jím prošlo pět lidí. Zdá se, že pokles frustrace nováčků byl skoro instantní,“ říká Nela Wurmová, která se v Pábení věnuje výzkumu a psaní. Kromě toho působí jako psychoterapeutka. Právě zkušenosti z psychologie jí pomohly, když onboardingový proces dávala dohromady.

Nedorozumění přibývalo

Jaké pozice v Pábení typicky obsazujete?

Hledáme lidi, kteří jsou všestranní nebo mají přesah. Třeba copywritera, který má zkušenost s vedením workshopů nebo grafickým designem. Měl by být také načichlý designérským přemýšlením.

Než jste začali řešit onboarding, jak probíhal nástup nového člověka?

Rozrostli jsme se z malé firmy o pěti lidech. Předpokládali jsme, že pokud někdo přijde, tak postupně zapadne. Jenže to od určité velikosti firmy přestalo fungovat a mám pocit, že jsme si toho všimli až relativně pozdě.

Co vás tehdy „probralo“?

Firma se rozrůstala a začali jsme mít víc procesů i nepsaných pravidel. Postupně se ustálily ve smyslu: „takhle to u nás děláme“. Ten, kdo přišel zvenčí, to samozřejmě nevěděl a potřeboval podporu, kterou nedostal. Vznikala nedorozumění. My jsme byli nervózní, protože nováčci nedělali to, co jsme od nich čekali. Na jejich straně zase narůstala tenze, protože nevěděli, co vlastně mají naplňovat. Třeba dělali, že něco ví, místo toho, aby se někoho zeptali. Jenže oni ani nevěděli, koho by se měli zeptat.

Přišli jste o ně?

Pár lidí skutečně odešlo, ale je možné, že bychom se s nimi rozloučili stejně. Akorát by to proběhlo v menším stresu a možná bychom pro ně zvládli dřív vyladit jejich pozici.

Lekce od mizerně naloděné Moniky

Jak jste onboardingový proces stavěli? Co jste během toho procesu brali v potaz?

Že takovou věc potřebujeme, vyplynulo po nástupu jedné velmi šikovné kolegyně – Moniky. Dávala nám silnou zpětnou vazbu, že je mizerně naloděná. Když jsme začali onboarding vymýšlet, sedla jsem si s ní: „Mončo, říkáš, že jsi mizerně naloděná a máš pravdu. Pojď nám říct, co ti nejvíc chybělo. Tebe už asi nezachráníme, ale pomůžeš k tomu, aby budoucí nováčci byli spokojenější.“ Během hodiny jsme probraly všechny starosti a strasti, které ji v posledních dvou měsících trápily. Z toho vzešel první výkop. Kolegům, kteří jsou u nás nejčerstvěji, jsem pak poslala dotazník, abych se dozvěděla, s čím bojovali oni. Zjistila jsem, že se řada věcí opakuje.

Co nováčci zmiňovali?

Byly to třeba obavy typu, jaký je znalostní standard v Pábení. Člověk vstupuje do firmy, která má nějaké know-how a lidé cítili nejistotu, protože nevěděli, co všechno se musí naučit, aby dostáli standardu kvality. I pro seniorního člověka může být nástup na nové místo spojen s určitou rozechvělostí.

Co byla první věc, kterou jste v onboardingu nastavili?

Jako první jsme vytvořili „pábitelskou wiki“, kde je popsané, jak firma funguje, jakou má filozofii, jaké nástroje používáme a podobně. Je to popsané tak, aby nováčci získali základní přehled a zamezilo se zbytečné nejistotě.

Buddy zbavuje ostychu a nejistoty

Každý nováček u vás dostane průvodce – zkušenějšího kolegu. Jak je buddy konkrétně zapojený?

Ještě předtím, než má nováček nastoupit, řešíme, kdo se stane jeho průvodcem. Vybíráme vždy někoho, kdo mu je pracovně blízký – třeba se s ním bude potkávat na projektech. Buddy má pro nového kolegu vyhrazený celý první den. Má také připravený checklist věcí, které by ti dva spolu měli absolvovat. Projde se s ním po kancelářích, ukáže mu, kde je kuchyňka, jak si může nastavit tiskárnu a další praktické provozní věci. Také si projdou medailonky lidí v Pábení a poví si, kdo co dělá, jak přemýšlí a co s ním může řešit. Vysvětlí mu náš systém práce na projektech. I v dalších týdnech má buddy na nováčka vyhrazenou určitou kapacitu. Má za úkol zbavit ho ostychu a nejistoty – třeba když řekne, že by rád koukal někomu z Pábení pod ruce a učil se.

Jak dlouho onboarding trvá?

Celý proces trvá dva měsíce a je tam velký prostor pro zpětnou vazbu. Po prvním týdnu si s novým kolegou sedneme a ptáme se ho na první dojmy: jak se mu s námi pracuje, jestli ho něco trápí nebo z čeho má naopak radost. Po třetím týdnu následuje další „pokec“, kdy hodnotí, co se mu podařilo, co se naučil, jak mu sedí pracovní pozice – zda by třeba nestálo za to něco upravit. Přidali jsme i otázku, jak si rozumí se třemi majiteli firmy. I oni jsou pro něj kolegové a je potřeba, aby si byli lidsky blízko.

Onboarding jste spouštěli před rokem. Jak ho zatím hodnotíte?

Za ten rok jím prošlo pět lidí. Zdá se, že pokles frustrace nováčků byl skoro instantní. Posun vidíme snadno, protože předtím jsme neměli nic a teď máme tenhle systém. Už se třeba vůbec neděje to, že by nováčci průběžně chodili s náhodnými dotazy typu: tohle nevím a bojím se zeptat. K tomu hodně přispělo zapojení buddyho. Také klesla fluktuace. Lidé u nás zůstávají a onboarding si pochvalují.

Sdílejte
 
Spolupracují s vámi manažeři při náboru?
0