Základní minimum

Správa osobních údajů neúspěšných kandidátů je s Teamiem snadná. Před uplynutím doby účelu jim přes Teamio pošlete žádost o souhlas se zpracováním osobních údajů pro další účely. Pokud jej dostanete, dále s nimi pracujete ve své databázi po dobu určenou souhlasem. V opačném případě Teamio zajistí smazání údajů.

Mimo Teamio pamatujte na to, že neúspěšné kandidáty musíte ze své databáze smazat nejpozději v momentě, kdy vypršel účel, na jehož základě jste data zpracovávali. Pokud dostanete souhlas k dalšímu zpracováním údajů, máte sice cenný zářez do databáze, ale zároveň jste si naložili povinnost hlídat, jak dlouho souhlas platí. A po uplynutí této doby je na vás data smazat nebo souhlas obnovit a prodloužit.

I když souhlas ke zpracování údajů dostanete, uchazeč má vždy právo na korekci údajů i na jejich úplné smazání.

GDPR a tištění životopisů k pohovorům

Pohovor se blíží a vy si chcete na pohovor vytisknout kandidátův profil. To samozřejmě můžete. Když si ale CV vložíte do Teamia, nemusíte myslet na to, co s vytištěným životopisem po pohovoru uděláte. GDPR sice nevyžaduje, abyste dokument následně skartovali, ale rozhodně není žádoucí, abyste si v šuplíku shromažďovali životopisy uchazečů.

Během samotného pohovoru je běžné, že si o uchazeči potřebujete zaznamenat poznámky. Myslete na to, že i toto jsou osobní údaje a musíte k nim tak přistupovat. Poznámky tedy uchovávejte na bezpečném místě a případně je po uplynutí doby účelu skartujte.

Nejčastější otázky k tématu

„Mohu přeposlat CV kandidáta na e-mail i kolegům, kteří se výběrového řízení zúčastní?“

Tato varianta sice možná je, ale má svá případná úskalí. Zasláním osobních údajů přes e-mail vytváříte další místo, ze kterého byste měli po uplynutí stanovené doby trvání účelu nebo souhlasu data odstranit. Navíc nemáte přehled, zda se osobní údaje uchazeče nešíří dál.

„Co když mi kandidát napsal na moji firemní e-mailovou adresu a ne na e-mail k tomu určený?“

Taková zpráva obsahuje osobní údaje a musíte s ní proto zacházet opatrně, aby nedošlo k jejich úniku. Dobré řešení nabízí Teamio. Abyste informace neztratili, pomocí akce „Zaznamenat kontakt“ zapíšete, co jste spolu řešili. Údaje se uloží do historie konkrétního uchazeče, kde si je snadno dohledáte. S osobními údaji uchazeče tak pracujete v souladu s GDPR.

Následuje GDPR v náboru – Ukončení výběrového řízení →

„Ačkoliv tento dokument viděly oči několika právníků, LMC s. r. o. není advokátní kancelář. Tento dokument proto prosím chápejte jako informativní, s obecným charakterem, který nereflektuje Vaše konkrétní požadavky nebo poměry. Nezamýšleli jsme ho jako právní poradenství, komplexní vyjádření zákona nebo návrh na řešení Vašich individuálních požadavků, a proto neodpovídáme za soulad tohoto dokumentu s právními předpisy, ani za použití tohoto dokumentu jinak než v souladu s námi zamýšleným účelem. Pokud ve Vaší společnosti řešíte ochranu osobních údajů, doporučujeme Vám obrátit se na nezávislou právní kancelář a probrat s ní veškeré postupy tak, aby vyhovovaly přesně Vašim účelům.“