GDPR v náboru - Nabídka pracovního místa
V inzerátu žádejte jen informace, na které máte právo, a informujte uchazeče, co se s jeho údaji bude dít.
Základní minimum
Už při prvním kontaktu s uchazečem musíte mít jasno, jaké údaje od něj potřebujete. Pamatujte, že se pekaře nemusíte ptát na zbrojní pas a sekuriťáka na to, jestli umí péct housky.
Zároveň můžete žádat jen takové informace, na které máte oprávnění. Tady platí jednoduché pravidlo. Nikdy nežádejte informace, které nemají přímou souvislost s budoucí náplní práce. Pokud vám uchazeč pošle i osobní údaje nad rámec vašeho požadavku, jde o jeho volbu a z hlediska GDPR je to v pořádku.
DOZVÍTE SE ODPOVĚDI NA OTÁZKY:
Jak napsat inzerát, aby vyhovoval GDPR. Jaká data si můžeme vyžádat. Jakým způsobem s nimi nakládat.
Píšeme inzerát v souladu s GDPR
Uchazeč si vždy musí být jistý, co se s jeho údaji bude dít. Transparentně proto proces vysvětlete už při prvním kontaktu – tedy v inzerátu.
Pokud inzerujete na našich portálech Jobs.cz, Prace.cz, Práce za rohem nebo si necháváte kandidáty doporučit přes Jobote, nemusíte GDPR v inzerátu vůbec řešit. Informování kandidátů o tom, co se s jejich daty bude dít, vyřešíme za vás.
Textace poučení, které si kandidáti přečtou u inzerátů, máme schválené právníky. A stejně tak tomu je i u textů dobrovolného souhlasu se zpracováním osobních údajů nad rámec výběrového řízení.
NÁŠ TIP!
Na našich pracovních portálech kandidáty informujeme v souladu s GDPR také o dalších krocích. Snadno kandidátům sdělíte i to, že jejich data budete sdílet i mimo Evropskou unii nebo že s nimi kromě vaší firmy budou pracovat i další správci. Co si nenastavíte při zadávání inzerce, to vám do inzerátu zahrneme.
Pokud inzerujete jinde, k vystavené pracovní nabídce uveďte, že získaná data budete zpracovávat
- pouze za účelem dosazení vhodného kandidáta,
- a to pouze po dobu, než najdete vhodného uchazeče a místo tak obsadíte.
Když tuto informaci přidáte, nemusíte žádat výslovný souhlas, protože případný uchazeč, který vám na inzerát odpoví a zašle své údaje, zná účel i dobu zpracování údajů. A dobrovolným zasláním údajů vyjadřuje svou vůli s vámi jednat a případně uzavřít smlouvu.
Zpracování osobních údajů v zahraniční pobočce
Víte, že zaslané životopisy poputují ke schválení na zahraniční centrálu? Nezapomeňte tuto informaci v inzerátu zmínit. Tím přidáte podmínku zaslání do zahraničí mezi účely zpracování.
GDPR platí ve všech státech Evropské unie, takže se zaslanými údaji by i vaše zahraniční pobočka měla umět správně pracovat.
Pokud osobní údaje uchazečů o práci putují do zemí mimo EU, je dodržení správné práce s údaji ve vaší režii. Máte totiž povinnost zajistit dostatečnou právní ochranu osobních údajů uchazeče. A především o zahraničním zpracování uchazeče vždy předem informujte.
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro další účely
Nejprve si interně určete, pro jaké další účely chcete údaje zpracovávat. Jakožto personalistům vám nejčastěji půjde o budování interní databáze kontaktů. Výhodou Teamia je, že do databáze můžete přidat kohokoli a když splníte kroky, které vám Teamio doporučí, najisto s nimi dále pracuje v souladu se zákony. Kdežto pokud si tvoříte vlastní databázi, musíte GDPR náležitosti neustále hlídat vy.
Účel musíte následně vysvětlit a zdůvodnit. Nezapomeňte také zpracování dat ohraničit časově.
POZOR!
Souhlas se zpracováním osobních údajů nad rámec definovaného účelu, např. výběrového řízení, má svá pravidla. Musí být srozumitelný a především dobrovolný. Zapomeňte tedy na předem zaškrtnuté políčko nebo povinnou položku formulářů. Uchazeč musí mít vždy možnost vám souhlas nedat a přesto s vámi jednat o uzavření smlouvy, tedy jinými slovy účastnit se výběrového řízení.A pozor – souhlas nesmí být vyžadován v případech, kdy není potřebný. Takže když máte jiný právní základ pro zpracování údajů, jako například konkrétní výběrové řízení, už na dobu výběrka souhlas uchazeče nepotřebujete.
Pro následné uchování údajů a nabízení jiných pracovních příležitostí někdy v budoucnu už ale souhlas mít musíte.Také se vyhněte spojování uchazečské databáze s marketingovými účely. Z hlediska GDPR může být sice zasílání vašich newsletterů uchazečům v pořádku (pokud od nich pro takové účely získáte souhlas), ale snadno tak můžete přijít o zájem uchazečů. Ti si totiž zvyknou, že od vás dostávají pouze reklamní sdělení a mohou nabídku přehlédnout.
Stejně jako vy máte možnost požádat před vypršením stanovené doby o prodloužení souhlasu, mají kandidáti právo svůj souhlas kdykoli odvolat. GDPR říká, že odvolat souhlas musí být stejně snadné jako jej poskytnout.
NÁŠ TIP!
Budujte si v Teamiu širokou základnu uchazečů. A snažte se držet co nejvyšší počet pro firmu relevantních kontaktů. Díky automatickému uchování databáze Teamia nemusíte myslet na její průběžné promazávání a máte po ruce neustále velké množství případných kandidátů.
Nejčastější otázky k tématu
„Mohu v inzerátu dále žádat zaslání životopisu?“
Ano, ale musíte splňovat podmínky uvedené v této kapitole. Kandidát díky nim ví, co a jak dlouho se s jeho osobními údaji bude dít.
„Musím v inzerátu uvádět, zda se data budou zpracovávat v nadřazené centrále společnosti nebo v zahraniční pobočce?“
Ano, každý uchazeč tuto informaci musí vždy vědět předem. Uveďme si praktický příklad. Hlásíte se do firmy Alfa. Ta ale patří pod společnost Delta a o náboru nových pracovníků do Alfy rozhodují v Deltě. Tuto informaci musíte vyčíst už z inzerátu. V každé fázi totiž musíte vědět, kdo je správcem vašich osobních údajů. Stejně tak musíte předem vědět, kdyby pomyslná Delta byla zahraniční společnost a vaše údaje tak putovaly za hranice České republiky.
GDPR SPRÁVNĚ A BEZ STAROSTÍ?
Jde to! Náborová aplikace Teamio je připravena ♥
Zajišťuje kvalitní a bezpečnou práci s databází uchazečů. Vidíte, kdo vám souhlas dal a kdy doba souhlasu končí. Zajišťuje automatické mazání údajů. V každé chvíli tedy plníte GDPR na 100 % i bez upomínek na kontrolu databází. Umožňuje naprosto bezpečnou komunikaci, osobní údaje máte přehledně na jednom místě. Díky inboxu vám ohlídá i uchazeče, kteří poslali své životopisy e-mailem. Uživatele si podle požadovaných kritérií jednoduše filtrujete. Jobs.cz, Prace.cz a Práce za rohem jsou také připraveny ♥. Za váš inzerát automaticky přidá poučení a souhlas podle GDPR, nemusíte do inzerátu přidávat žádné poučení ani žádat souhlas se zpracováním.
„Ačkoliv tento dokument viděly oči několika právníků, LMC s. r. o. není advokátní kancelář. Tento dokument proto prosím chápejte jako informativní, s obecným charakterem, který nereflektuje Vaše konkrétní požadavky nebo poměry. Nezamýšleli jsme ho jako právní poradenství, komplexní vyjádření zákona nebo návrh na řešení Vašich individuálních požadavků, a proto neodpovídáme za soulad tohoto dokumentu s právními předpisy, ani za použití tohoto dokumentu jinak než v souladu s námi zamýšleným účelem. Pokud ve Vaší společnosti řešíte ochranu osobních údajů, doporučujeme Vám obrátit se na nezávislou právní kancelář a probrat s ní veškeré postupy tak, aby vyhovovaly přesně Vašim účelům.“
Doporučené
Hledá se sladký prodavač pro Koblížek & Cukřík. Takhle píše pracovní inzeráty umělá inteligence
Jak na nábor IT juniorů? Nalákejte je na experty v oboru a pusťte je k reálným projektům
Pracovní reference odhalí lenocha nebo skrytý talent. 6 otázek, které je chytré položit
Rapová roadshow a další tipy na náborové majstrštyky
