Jak dosáhnout firemního prostředí, které podporuje motivaci a růst? Jak vytvořit atmosféru, v níž jsou lidé schopni přijímat i dávat konstruktivní kritiku? Podle Renaty Novotné, která vede kurzy týmové efektivity, je odpověď jednoduchá: pomocí pravidelné zpětné vazby. Docílí, aby se zaměstnancům v rámci oddělení i napříč týmy lépe pracovalo a byli schopni dotahovat projekty ke zdárnému konci. Zpětná vazba zajistí i lepší vztahy mezi zaměstnanci a jejich šéfy.

Jak na zpětnou vazbu

Důležitá je otevřenost a upřímnost. Zásadní je se předem dobře připravit. Zpětná vazba by měla být konkrétní a mělo by být jasné, co si z ní má daný člověk odnést. Když se budete držet 4 základních pravidel fungující zpětné vazby, nemůžete šlápnout vedle:

Pravidlo č. 1: Zpětnou vazbu správně načasujte

Vhodné načasování je klíčové pro kvalitní a konstruktivní zpětnou vazbu. Když to jde, tak chvalte hned. Větší zásluhy můžete zmínit na poradě, kde zpětná vazba bude motivovat i další kolegy. Pochvala slouží jako motivace, ale i jako ukazatel, že zaměstnanec vykonává svou práci dobře. V případě kritické zpětné vazby se nenechte strhnout emocemi, na hovor se radši vyspěte a rozlišujte racionální a iracionální aspekty.

Pravidlo č. 2: Zaměřte se na hodnocení úkolu, ne člověka

Nikdy nehodnoťte kolegu jako takového. Raději popište, jak by měla být činnost vykonávána a jak byla vykonána ve skutečnosti. Kdybyste se zaměřili na konkrétní osobu, výrazně by se snížila její ochota naslouchat a vzít si tak zpětnou vazbu k srdci. Dáváte-li zpětnou vazbu, soustřeďte se na fakta, popište kontext a důsledky, dejte člověku prostor pro vysvětlení a možnost, aby sám navrhl, jak vše řešit.

Pravidlo č. 3: Hledejte společně řešení

Na poslední krok předchozího bodu přímo navazuje další postup. S kolegou mluvte o řešení. Hledejte, co je potřeba udělat pro to, aby se situace už neopakovala, jak tomu předcházet. Nesvalujte na něj vinu – každý občas dělá chyby a důležité je se z nich poučit. Něco jiného ale je, když se stejná chyba opakuje. Platí tu zkušenost „3× a dost“. Ten, kdo nedokáže udělat věc ani napotřetí správně, ji neudělá správně nikdy. Co s tím, když zaměstnanec opakuje jednu a tutéž chybu?

• Poprvé byste takovému člověku měli dát detailní zpětnou vazbu.
• Podruhé mu připomenout domluvené kroky z minula.
• Když se stejná chyba stane i potřetí, daný zaměstnanec by měl o svoji kompetenci přijít.

Nijak to obecně nesnižuje jeho profesní nebo odborné kvality, jen mu prostě konkrétní věc nesedla. Jen v případě, že se jedná o chyby na více frontách, přichází v úvahu i razantní řešení – výpověď.

Pravidlo č. 4: Naslouchejte

Nejzásadnějším aspektem pro zpětnou vazbu je nechat mluvit druhého a naslouchat mu. Komunikace v rámci zpětné vazby by měla být rozdělena 50 na 50. V případě, že druhého vyslechnete, dozvíte se nový pohled na věc a pomůže vám to odhalit, kde se stala chyba a jak jí předejít. Zároveň se z toho můžete sami poučit, a tak se dále rozvíjet v komunikaci se svými kolegy.

Rychlé opakování, než se pustíte do zpětné vazby

Když už teď máte pravidla postupu pro užitečnou zpětnou vazbu v malíčku, shrňme si ještě, co by měla obsahovat a na co naopak rychle zapomenout. Součástí zpětné vazby by měly být tyto tři kroky:

1. Popis situace – definujte si, co se stalo a jestli oba mluvíte o tom samém.
2. Důsledky a kontext – popište, co situace způsobila a koho ovlivnila.
3. Návrh řešení – řekněte si, co je potřeba udělat pro to, aby se situace už neopakovala, dejte prostor druhému, aby sám přišel s návrhem řešení.

Lidé obecně dobře reagují na pochvaly, proto mají HRisté a manažeři tendenci začínat a končit pozitivně, a to i v případě kritiky. Toto možná platilo před lety, jenže zaměstnanci tuhle metodu dávno odhalili. Tzv. sendvičová zpětná vazba je už přežitek. Lidé pochvalu před kritikou a po ní neberou vážně, navíc to sníží hodnotu celkového sdělení. Vy potřebujete, aby kolega pochopil, kde udělal chybu, a poučil se z ní. Buďte raději otevření a upřímní.