Jestliže máte kolegy na home office, je potřeba ve firmě pracovat jinak, než kdyby všichni seděli na jednom místě. Lidé home office chtějí a kvalitních pracovníků je zatraceně málo. Zjišťovali jsme, jak práci na dálku nastavit tak, aby to bylo pro zaměstnavatele a zaměstnance win-win.

Lidé chtějí dělat z domova. Firmy je chtějí mít v práci

Podle průzkumu, který vloni mezi zaměstnanci a zaměstnavateli realizovaly Sodexo Benefity a výzkumná společnost Ipsos, může pracovat vzdáleně necelá třetina zaměstnanců v Česku. Nejčastěji šlo o lidi v Praze a Středočeském kraji.

Alespoň jednou týdně by si přály home office dvě třetiny zaměstnanců; avšak zároveň zhruba stejný počet zaměstnavatelů různě motivuje své lidi, aby chodili na pracoviště.

Nevýhody home office podle zaměstnavatelů a zaměstnanců

Za nevýhody práce na dálku označili zaměstnavatelé ztrátu týmové sounáležitosti, sníženou efektivitu práce, větší nároky na interní komunikaci, složitější udržení firemní kultury, ohrožení dat a náklady na zabezpečení i zvýšené nároky na manažery a řízení.

K tomu se přidává kritický pohled zaměstnanců. Podle nich je nevýhodou práce na dálku izolace a ztráta osobního kontaktu, splynutí pracovního a osobního života, nedostatečné vybavení pro práci, nutnost komunikovat vzdáleně, nedostatek informací o dění ve firmě i to, že home office vyžaduje velkou osobní disciplínu.

Námitky jsou relevantní. Nejsou však důvodem, proč na home office ve firmě rezignovat a poškodit si tak svou konkurenceschopnost na trhu práce. Nevýhody jen ukazují oblasti, na nichž je potřeba zapracovat a věnovat jim zvýšenou péči.

Jak na to jdou některé organizace v Česku?

1. Osvědčil se časový fond pro home office

Vstřícný přístup k práci na dálku praktikují třeba v pojišťovně Uniqa.

Například u profesí ve správě (mimo call centrum apod.) má zaměstnanec možnost využít fond pro home office až 15 dnů v měsíci. Je na dohodě s nadřízeným, jak a kdy bude home office čerpat. A to případně i nad patnáctidenní rámec, jestliže to pracovník v danou chvíli potřebuje a okolnosti zaměstnavatele dovolují.

Počet pracovních míst v centrálách pojišťovny Uniqa v Praze, Brně a Bratislavě je zhruba o třetinu nižší než počet tamních zaměstnanců, lidé si proto rezervují místa ve sdílených kancelářích, popřípadě i místo na parkovišti. Ve firmě funguje kultura „čistého pracovního stolu“; každý má ale možnost uložit si své osobní věci a pracovní materiály do uzamčené schránky nebo kontejneru.

Firma tak ušetří na kancelářích a pro všechny je toto nastavení prospěšné z hlediska sladění pracovního a rodinného života a péče o duševní pohodu.

2. Zodpovědnost má manažer

Za to, aby práce na dálku a komunikace dobře šlapala, je v pojišťovně Uniqa vždy zodpovědný manažer, který vše organizuje a koordinuje. Samozřejmostí jsou online schůzky, ale i osobní setkání celých týmů, která mají formální i neformální část.

U velkých, zásadních projektů probíhá minimálně část komunikace a práce prezenčně v zájmu podpory okamžitého brainstormingu a kreativity zúčastněných.

3. Než pošlete na home office nováčka, pečlivě ho naloďte

V praxi se ukazuje, že práce z domova není vhodná pro začínající kolegy. Na dálku nemají možnost poznat své spolupracovníky a v práci se začlenit. Během onboardingu je potřeba větší nasazení manažerů a také kolegů, aby nováčka na startu podpořili.

Ve společnosti Uniqa se osvědčily tzv. „welcome days“ i systém přidělených „patronů“ pro nové kolegy, kteří jim přiblíží nejen režim ve firmě, ale také interní kulturu. Teprve tak je možné nechat postupně i nové kolegy využívat home office.

4. Digitalizace jako součást pracovního života

Cestou, jak se postavit k práci na dálku čelem, je digitalizovat každodenní život firmy včetně jejích procesů. Příkladem je společnost Scio, kde se dlouhodobě orientují na práci z domova a zavedli kratší pracovní týden.

Fungující home office by podle Scia nebyl možný bez vyladěných digitálních nástrojů. Aby měl každý přehled, kde se nacházejí jeho kolegové, vyvinuli si vlastní docházkový systém, navíc podpořený sdílenými kalendáři. V loňském roce naplno přešli do cloudového prostředí sdílených dokumentů a dalších sdílených nástrojů. Každá schůzka pak může proběhnout hybridně s živou účastí ve firmě nebo s online připojením. Všichni také mají plnohodnotné dálkové připojení ke svému počítači a vnitrofiremní síti prostřednictvím dvoufázového ověření, což je podstatná součást bezpečného užívání.

Pro každodenní komunikaci se namísto posílání e-mailů a budování intranetu velmi osvědčil nástroj Basecamp. Rovněž účetní a personální agenda se namísto podepisování a přepisování papírů zpracovává online v systému wflow. S řízením projektů a zadáváním požadavků na vytížené IT specialisty pomáhá zas aplikace Jira.

5. Vyřešte administrativu, a to i podle novinek v zákoníku práce

Home office znamená také administrativu, kterou je už dnes fajn mít vyřešenou, aby práci na dálku zbytečně nekomplikovaly formality –⁠ třeba jasná interní pravidla pro home office na jednotlivých pozicích.

Nejnovější vládní novela zákoníku práce ovšem přináší i další novinky, které se vztahují k práci na dálku:

• Pro práci na dálku bude povinné uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu.
• Ukončit home office půjde písemnou dohodou nebo výpovědí z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou. Zaměstnavatel si se zaměstnancem může také sjednat, že závazek o práci na dálku nemůže ani jedna strana vypovědět.
• Upravuje se rozvržení pracovní doby na home office.
• V zákoně jsou pravidla pro náhradu nákladů při práci na dálku.
• A také stanoví povinnost zaměstnavatele písemně odůvodnit své rozhodnutí, pokud ho například těhotná zaměstnankyně nebo člověk pečující o dítě mladší 9 let písemně požádá o home office a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví.

Článek vznikl ve spolupráci s největší česko-slovenskou advokátní kanceláří HAVEL & PARTNERS a data v něm jsou aktuální ke konci září 2023. Ačkoliv ho viděly oči několika právníků, chápejte ho prosím pouze jako informativní a s obecným charakterem, nikoliv jako návod. Pokud ve vaší firmě dané téma řešíte, vždy se poraďte s experty na pracovní právo.